Коли компанії закуповують продукцію на міжнародному рівні, вони фактично здійснюють покупки по всьому світу, шукаючи найвигідніші пропозиції щодо матеріалів та послуг. Імпортери часто зменшують свої витрати приблизно на 30 відсотків завдяки цьому методу, окрім того, вони отримують можливість співпрацювати з нішевими постачальниками та використовувати передові технології, яких може не існувати в їхній країні, згідно з даними Глобального індексу торгівлі минулого року. Проте є й підводні камені: управління такими розосередженими ланцюжками постачання зовсім не просте. Постійно виникають занепокоєння щодо того, чи постачальники виконають свої обіцянийня, як перемістити товари через кордони, не витративши занадто багато коштів, та як дотримуватися змінних вимог різних країн. Більшість підприємств виявляє, що їм потрібна людина з реальною експертизою у вирішенні цих питань, щоб уникнути серйозних проблем у майбутньому.
Коли справа доходить до пошуку хороших постачальників, закупівельні агенти прискорюють процес, перевіряючи виробників через власні спеціалізовані бази даних і місцеві торгові зв’язки. Ці фахівці виконують усі аспекти процесу обробки запитів пропозицій, забезпечуючи справедливе порівняння пропозицій, домовляючись про кращі ціни для великих замовлень і перевіряючи, щоб усе відповідало необхідним стандартам сертифікації. Загалом такий підхід скорочує час, необхідний для пошуку продуктів, приблизно на 40%. Перш ніж підписувати контракти, більшість компаній направляє представників на місце, щоб особисто перевірити обсяги виробництва та відповідність обладнання вимогам імпортерів. Лише після таких перевірок кваліфіковані постачальники отримують схвалення для співпраці.
Поєднуючи знання локального ринку зі структурованим управлінням проектами, закупівельні агенти перетворюють глобальні закупівлі на масштабну конкурентну перевагу.
При пошуку хороших постачальників закупівельні агенти зазвичай використовують багатокритеріальний підхід, який допомагає їм знаходити компанії, які пропонують економію коштів приблизно на 18–22% порівняно з закупівлею на внутрішньому ринку, при цьому відповідаючи технічним стандартам і працюючи в політично стабільних регіонах. За останніми дослідженнями минулого року щодо реальної стійкості ланцюгів постачання, більшість успішних імпортерів суттєво залежать від цих агентських послуг, щоб розібратися з усіма складними правилами в Південно-Східній Азії. Насправді, правила зовсім не узгоджені між країнами, такими як В'єтнам, Таїланд і Малайзія. Що роблять ці агенти, так це перевіряють різні онлайн-ринки, як-от списки Gold Supplier на Alibaba, порівнюючи їх з власними внутрішніми даними компанії, щоб підтвердити, чи потенційні партнери відповідають певним важливим критеріям, серед яких, але не виключно:
Цей суворий відбір забезпечує довгострокову життєздатність постачальників та готовність до дотримання вимог.
Азія щороку проводить приблизно 47 великих промислових виставок, таких як Кантонська виставка, Vietfish та Indonesia Manufacturing Show, які мають вирішальне значення для пошуку та перевірки потенційних постачальників. Розумні покупці максимально використовують ці виставки, попередньо замовляючи 8–12 екскурсій на фабрики та направляючи місцеві команди для вивчення виробничих можливостей, про які не завжди оголошують. Згідно з дослідженнями, використання такого підходу скорочує час, необхідний для пошуку надійних постачальників, приблизно на 40 % порівняно з тим, як це роблять імпортери самостійно.
Ці безпосередні оцінки дають глибше розуміння, ніж віртуальні перевірки окремо.
Агенти проводять триетапний процес перевірки, щоб забезпечити надійність постачальників:
Етап 1 : Перевірка документів – Підтвердження ліцензій, податкових записів та відповідності екологічним вимогам
Етап 2 : Аудит підприємства – Оцінка обсягів виробництва, контролю якості сировини та використання субпідрядників
Етап 3 : Моделювання замовлення – Проведення пробних закупівель із лабораторним тестуванням через SGS або Bureau Veritas
Згідно з даними про ризики постачальників MIT за 2024 рік, 83% порушень у ланцюжках поставок виникають через неперевірених постачальників. Щоб цьому протистояти, агенти здійснюють несповіщені візити на фабрики та знімають відео в реальному часі з геотегами, щоб надати прозорі, перевірні докази виробничих процесів.
Хоча Китай забезпечує 31% світового виробничого випуску (World Bank 2023), агенти з закупівлі зменшують ризики концентрації, диверсифікуючи мережі постачальників, часто використовуючи розподіл 60/40 між регіонами. Збалансована модель закупівлі Китай-В'єтнам-Мексика скорочує витрати на мито на 38% і підвищує стабільність термінів поставок на 29%. Основні стратегії зі зменшення ризиків включають:
Цей підхід дозволив імпортеру електроніки споживачів підтримувати рівень виконання замовлень на рівні 96% під час засухи в басейні Янцзи в 2023 році.
Контроль якості для агентів з закупівлі виходить за межі базових перевірок у теперішні часи. Зазвичай вони створюють повноцінні програми інспектування, до яких залучають незалежних експертів для огляду продуктів, проведення тестових вибірок і відстеження дефектів за допомогою різних систем. Коли компанії проводять перевірки перед відвантаженням, вони виявляють проблеми, такі як невідповідність матеріалів або помилки виробництва, ще до того, як товари будуть відправлені. Такий проактивний підхід скорочує кількість скарг на якість приблизно на 30 відсотків, згідно з даними галузі. Більшість контрактів тепер містять конкретні положення про те, що відбувається, якщо продукти не відповідають технічним вимогам. Це дає покупцям право вимагати від постачальників усунення проблем або повернення коштів замість того, щоб займатися вирішенням проблем після їх виникнення. У результаті цього підхід до контролю якості зміщується від реакції на помилки після їх виникнення до їх попередження на ранніх етапах.
Дотримання глобальних стандартів, таких як REACH для хімічних речовин та ISO 9001 для систем управління якістю, має дуже важливе значення, якщо компанії хочуть уникнути проблем та забезпечити своєчасне просування вантажів. Що насправді роблять агенти? Вони перевіряють сертифікати постачальників, вивчають картки безпеки хімічних матеріалів та проводять аудити, щоб переконатися, що все відповідає вимогам різних регіонів. За даними минулогорічних досліджень, майже сім із кожних десяти імпортерів стикнулися з затримками через неповність документації. Це демонструє, наскільки важливо мати досвідченого спеціаліста, який би виконував ці перевірки, адже це має ключове значення для безперебійної роботи та уникнення неочікуваних зупинок на кордонах.
Місцеві представники з придбання заповнюють ці непрості мовні та культурні прогалини, використовуючи людей, які знають кілька мов і розуміються, як справи йдуть у різних регіонах. Вони пропонують не просто навички перекладу, а реальне розуміння того, як працює бізнес у тих місцях, де укладають угоди. Візьмімо, наприклад, Східну Азію. У цьому регіоні такі агенти знають, що не варто надто наполегливо діяти, маючи справу з керівниками вищого рівня, адже усі дотримуються суворої ієрархії. Дотримуючись цієї системи, замість того щоб боротися з нею, компанії можуть скоротити тижні звичної тривалості переговорів — іноді приблизно на два тижні, більше чи менше, залежно від ситуації. Головне: коли люди справді розуміють місцеві звичаї, замість того щоб просто намагатися дотримуватися правил з підручника, партнерства зазвичай проходять набагато гладше, без усіх тих незручних непорозумінь, які у підсумку коштують грошей і погано впливають на стосунки в майбутньому.
Ефективні переговори починаються з чітко визначених умов щодо ціни, рівнів якості та графіків поставок. Дослідження показують, що імпортери досягають скорочення витрат на 18–25%, коли контракти включають:
Агенти попередньо оцінюють виробничі потужності постачальників, щоб забезпечити реалістичність умов контрактів, що зменшує затримки поставок на 34% порівняно з самостійно організованими переговорами (Global Trade Review, 2024).
Чітко структуровані графіки платежів мінімізують валютні ризики та поліпшують рух грошових коштів. Агенти зазвичай впроваджують поетапну оплату, прив'язану до ключових етапів:
Ця модель зменшує авансові платежі зі стандартних 50% до 30%, що звільняє оборотні кошти для імпортерів із збереженням відповідальності постачальників.
Імпортер медичного обладнання досяг щорічних заощаджень у розмірі 740 000 доларів США, переглянувши договори з гнучкими стимулами, спрямованими на ефективність:
| Метрична | Перед | Після |
|---|---|---|
| Відсоток дефектів | 8% | 2,3% |
| Своєчасна доставка | 72% | 96% |
| Цикл платежів | 45 днів | 90 днів |
Подовжені умови оплати дозволили постачальникам інвестувати в кращий контроль якості, тимчасом імпортер перенаправив заощадження в буферний запас, що підвищило стійкість ланцюга поставок.
Щоб здійснення стійких закупівель працювало, бізнесам потрібно йти далі простих відносин купівлі-продажу та фактично створювати справжні партнери. Багато провідних команд з закупівель двічі на рік проводять перевірки ефективності відповідно до рекомендацій ISO 9001. Вони аналізують показники, а також отримують щиру зворотний зв’язок від постачальників щодо того, що працює добре, а що — ні. За даними нещодавнього звіту минулорічного дослідження відносин із постачальниками, компанії, які дотримуються цього регулярного графіка оцінки, досягають на 18 відсотків кращого виконання умов договорів порівняно з тими, хто перевіряє ситуацію лише тоді, коли згадує про це. Саме такі структуровані оцінки створюють відповідальність на всіх рівнях, допомагають усім постійно вдосконалювати свої навички та згодом будувати міцніші ділові відносини.
Професійні покупці відстежують п’ять основних KPI для контролю стану постачальників:
| Метрична | ПРОМЫШЛЕННЫЙ СТАНДАРТ | Частота вимірювання | Чинник поліпшення |
|---|---|---|---|
| Відсоток вчасної доставки | ≥98% | Місячно | Координація логістики |
| Відсоток дефектів | ≤0.5% | На партію | Системи контролю якості |
| Точність терміну виконання | ±2 Дні | Щокварталу | Планування виробництва |
| Рівень виконання | 100% | Двічі на рік | Здатність відповідати регуляторним вимогам |
Дані з опитування з управління постачальниками 2024 року показують, що 67% команд з закупівель, які використовували цей багатометричний фреймворк, скоротили перебої в ланцюжках постачання на 29% протягом одного року.
Благодаря хмарним платформам моніторингу з індивідуальними панелями управління, агенти з закупівлі тепер можуть відстежувати результати постачальників. Якщо щось відхиляється від узгодженого в угоді про рівень обслуговування, ці системи відразу виявляють це й запускають необхідний процес супроводу. Для великих компаній, які здійснюють велику кількість імпортних операцій, дуже зручно підключати ці панелі управління безпосередньо до їхніх ERP-систем. Це скорочує час, витрачений на ручне зіставлення даних, приблизно на 40 відсотків. Більшість ефективних команд з закупівлі проводять щоквартальні порівняння з тим, чого досягають інші компанії в тій самій галузі. Приблизно вісім із десяти лідерів регулярно практикують таке бенчмаркування. Це допомагає їм залишатися об'єктивними у своїх оцінках і визначати пріоритетні напрямки для покращень.
Агент із закупівлі сприяє процесу глобального пошуку постачальників, спрощуючи виявлення постачальників, управління запитами цін (RFQ — Request for Quotations) та контроль ланцюжка поставок від початку до виконання замовлення.
Глобальне постачання допомагає імпортерам знизити витрати, зазвичай приблизно на 30 %, отримуючи доступ до міжнародних постачальників і технологій, яких може не бути в країні.
Агенти забезпечують відповідність за допомогою суворих процесів перевірки, включаючи перевірку документів, аудит заводів і пробні закупівлі для підтвердження можливостей, надійності та відповідності постачальників міжнародним стандартам.
Агенти часто диверсифікують мережі постачальників у різних регіонах і використовують стратегії, такі як подвійне джерело постачання та підтримка страхових запасів для зменшення ризиків.
Вони реалізують структуровані графіки платежів та організацію логістики, що зменшує потребу у попередніх платежах і поліпшує грошові потоки для імпортерів.
EN
