যখন কোম্পানিগুলো আন্তর্জাতিকভাবে পণ্য সংগ্রহ করে, তখন মূলত তারা বিশ্বজুড়ে উপকরণ এবং পরিষেবার উপর সেরা দাম খুঁজে বার করছে। গত বছরের গ্লোবাল ট্রেড ইনডেক্স অনুযায়ী এই পদ্ধতিতে আমদানিকারকদের প্রায়শই খরচ 30 শতাংশ কমে যায়, তার উপর তারা এমন কিছু বিশেষজ্ঞ সরবরাহকারীদের সাথে কাজ করতে পারেন এবং শীর্ষস্থানীয় প্রযুক্তি ব্যবহার করতে পারেন যা স্বদেশে উপলব্ধ নাও হতে পারে। কিন্তু এর অসুবিধা হলো? এই ধরনের দূরবর্তী সরবরাহ চেইন পরিচালনা করা মোটেই সহজ নয়। সরবরাহকারীদের কাছ থেকে প্রতিশ্রুত পণ্য পাওয়া নিয়ে নিরন্তর উদ্বেগ, ব্যয় নিয়ন্ত্রণ করে পণ্য সীমান্ত পার করানোর উপায় খুঁজে বার করা এবং বিভিন্ন দেশের পরিবর্তনশীল নিয়মগুলি সম্পর্কে সচেতন থাকা প্রতিনিয়ত প্রয়োজন। বেশিরভাগ ব্যবসাই বুঝতে পারে যে ভবিষ্যতে ঝামেলা এড়ানোর জন্য তাদের এই ধরনের সমস্যার সমাধানে অভিজ্ঞতা সম্পন্ন কোনো ব্যক্তির প্রয়োজন হবে।
ভালো সরবরাহকারী খুঁজে পেতে হলে, ক্রয় এজেন্টরা তাদের নিজস্ব বিশেষ ডেটাবেজ এবং স্থানীয় বাণিজ্য সংযোগগুলির মাধ্যমে প্রথমে প্রস্তুতকারকদের পরীক্ষা করে দ্রুত এগিয়ে যান। এই পেশাদাররা RFQ (Request for Quotation) প্রক্রিয়ার সমস্ত দিকগুলি সামলান, নিশ্চিত করেন যে বিডগুলি তুলনা করা যাবে, বৃহত্তর অর্ডারের জন্য ভালো মূল্য কায়েম করা হবে এবং সবকিছু প্রয়োজনীয় সার্টিফিকেশন মান মেনে চলছে। এই পদ্ধতিটি সাধারণত পণ্য সংগ্রহের জন্য প্রয়োজনীয় সময়কে প্রায় 40% পর্যন্ত কমিয়ে দেয়। চূড়ান্ত চুক্তি স্বাক্ষরের আগে, অধিকাংশ কোম্পানি কর্মক্ষেত্রে লোক পাঠায় প্রকৃতপক্ষে কতটা উৎপাদন হচ্ছে এবং কারখানার সরঞ্জামগুলি আমদানিকারকদের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করছে কিনা তা পরীক্ষা করতে। শুধুমাত্র এই প্রকৃত পরীক্ষা করার পরেই যোগ্য সরবরাহকারীদের কাজ করার জন্য অনুমোদন দেওয়া হয়।
স্থানীয় বাজারের জ্ঞান এবং কাঠামোবদ্ধ প্রকল্প ব্যবস্থাপনা একত্রিত করে, ক্রয় এজেন্টরা বৈশ্বিক সরবরাহকে একটি বৃদ্ধিযোগ্য প্রতিযোগিতামূলক সুবিধায় পরিণত করেন।
ভালো সরবরাহকারী খুঁজে পেতে ক্রয় এজেন্টরা সাধারণত কোনো বহু-মানদণ্ড পদ্ধতি অবলম্বন করেন যা তাদের এমন সব প্রতিষ্ঠান খুঁজে পেতে সাহায্য করে যারা স্থানীয়ভাবে কেনার তুলনায় প্রায় 18 থেকে 22 শতাংশ পর্যন্ত খরচ কমাতে সক্ষম হয়, তবুও প্রযুক্তিগত মান মেনে চলে এবং রাজনৈতিকভাবে স্থিতিশীল অঞ্চলে কাজ করে। গত বছরের সম্প্রতি প্রকাশিত গবেষণা অনুযায়ী, যেসব ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান আমদানি করে সফলতা অর্জন করে তারা সাধারণত এই এজেন্ট পরিষেবার উপর অত্যধিক নির্ভরশীল হয়ে থাকে যারা দক্ষিণ-পূর্ব এশিয়ার সব রকম জটিল নিয়মকানুন পার হয়ে যেতে পারেন। ভিয়েতনাম, থাইল্যান্ড এবং মালয়েশিয়ার মতো দেশগুলির মধ্যে কোনো নিয়ম একরূপতা প্রদর্শন করে না। এই এজেন্টদের কাজ হল বিভিন্ন অনলাইন মার্কেটপ্লেস যেমন আলিবাবার গোল্ড সাপ্লায়ার তালিকা তাদের নিজস্ব কোম্পানির রেকর্ডের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা যাতে নিশ্চিত করা যায় যে সম্ভাব্য অংশীদাররা কিছু গুরুত্বপূর্ণ কারণ মেনে চলছে কিনা, যার মধ্যে রয়েছে:
এই কঠোর যাচাই দীর্ঘমেয়াদি সরবরাহকারীর টিকে থাকার যোগ্যতা এবং মেনে চলার প্রস্তুতি নিশ্চিত করে।
এশিয়া প্রতি বছর প্রায় 47টি বড় শিল্প প্রদর্শনী করে, যেমন ক্যান্টন ফেয়ার, ভিয়েটফিশ এবং ইন্দোনেশিয়া ম্যানুফ্যাকচারিং শো, যা সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের খুঁজে বার করতে এবং তাদের যাচাই করতে খুবই গুরুত্বপূর্ণ। স্মার্ট ক্রেতারা এই ধরনের প্রদর্শনীগুলিতে সময়মতো 8 থেকে 12টি করে কারখানার সফরের ব্যবস্থা করেন এবং অপ্রচারিত ক্ষমতাগুলি পরীক্ষা করার জন্য স্থানীয় দল পাঠান। শিল্প প্রতিবেদনগুলি মনে করিয়ে দেয় যে আমদানিকারকদের চেয়ে ভালো সরবরাহকারী খুঁজে পেতে এই পদ্ধতি ব্যবহার করলে সময় প্রায় 40 শতাংশ কম লাগে।
এই ধরনের মূল্যায়নগুলি শুধুমাত্র ভার্চুয়াল স্ক্রিনিংয়ের চেয়ে গভীর অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে।
সরবরাহকারীর নির্ভরযোগ্যতা নিশ্চিত করতে এজেন্টরা একটি তিন-পর্যায়ের যাচাই প্রক্রিয়া সম্পাদন করে:
পর্যায় 1 : নথি পরীক্ষা - ব্যবসায়িক লাইসেন্স, কর রেকর্ড এবং পরিবেশগত মেয়াদ পালনের যাচাই
পর্যায় 2 : সুবিধা অডিট - উত্পাদন আউটপুট, কাঁচামাল ট্রেসেবিলিটি এবং সাবকন্ট্রাক্টর ব্যবহার মূল্যায়ন
পর্যায় 3 : অর্ডার সিমুলেশন - SGS বা ব্যুরো ভেরিতাসের মাধ্যমে ল্যাব পরীক্ষার সাথে ট্রায়াল ক্রয় সম্পাদন
MIT-এর 2024 সরবরাহকারী ঝুঁকি তথ্য দেখায় যে সরবরাহ চেইনের 83% ব্যাহত হয় অযাচিত সরবরাহকারীদের কারণে। এর মোকাবিলায়, এজেন্টরা অঘোষিত কারখানা পরিদর্শন করে এবং ভূ-ট্যাগযুক্ত ভিডিও ব্যবহার করে প্রকৃত-সময়ের উত্পাদন দৃশ্যাবলী ধারণ করে, পরিচালনের স্বচ্ছ, যাচাইযোগ্য প্রমাণ প্রদান করে।
যখন চীন বৈশ্বিক উত্পাদন আউটপুটের 31% (ওয়ার্ল্ড ব্যাংক 2023) এর জন্য দায়ী, ক্রয় এজেন্টরা প্রায়শই অঞ্চলগুলি জুড়ে 60/40 বিভাজন ব্যবহার করে সরবরাহকারী নেটওয়ার্কগুলি বৈচিত্র্যময় করে কেন্দ্রীভবন ঝুঁকি হ্রাস করে। একটি সুসমঞ্জস চীন-ভিয়েতনাম-মেক্সিকো সরবরাহ মডেল শুল্ক প্রকাশকে 38% হ্রাস করে এবং নেতৃত্বের সময় সামঞ্জস্যতা 29% উন্নত করে। প্রধান প্রতিরোধ কৌশলগুলি অন্তর্ভুক্ত:
2023 এর ইয়াংসিং নদী শুষ্কতার সময় এই পদ্ধতি একটি ভোক্তা ইলেকট্রনিক্স আমদানিকারককে 96% অর্ডার পূরণ বজায় রাখতে সক্ষম করেছিল।
এখনকার দিনে ক্রয় এজেন্টদের জন্য মান নিয়ন্ত্রণ কেবলমাত্র প্রাথমিক পরীক্ষার বাইরে অনেক কিছু প্রতিনিধিত্ব করে। তারা সাধারণত বাইরের বিশেষজ্ঞদের নিয়ে পণ্য পরীক্ষা করে, পরীক্ষামূলক নমুনা চালায় এবং বিভিন্ন পদ্ধতির মাধ্যমে ত্রুটি সংখ্যা খতিয়ে দেখার মতো সম্পূর্ণ পরিদর্শন প্রোগ্রাম পরিচালনা করে থাকেন। যখন কোম্পানিগুলো চালানের আগে পরিদর্শন করে, তখন পণ্য চালানের আগেই উপাদানের অসঙ্গতি বা উৎপাদনের ত্রুটির মতো সমস্যা ধরা পড়ে। শিল্প সংক্রান্ত তথ্য অনুযায়ী এই ধরনের প্রতিরোধমূলক পদক্ষেপ মান সংক্রান্ত অভিযোগের পরিমাণ প্রায় 30 শতাংশ কমিয়ে দেয়। বর্তমানে অধিকাংশ চুক্তিতেই এমন নির্দিষ্ট ধারা রয়েছে যা বলে দেয় যে কী হবে যদি পণ্যগুলি নির্দিষ্ট মান পূরণ না করে। এই ধারাগুলি ক্রেতাদের সরবরাহকারীদের কাছ থেকে সমস্যার সমাধান করার বা অর্থ ফেরতের আবেদন করার অনুমতি দেয়, পরবর্তীতে সমস্যা মোকাবেলা করার পরিবর্তে। এর ফলে মান নিয়ন্ত্রণের দৃষ্টিভঙ্গি পরিবর্তিত হয়ে যায়, যা ভুল হওয়ার পরে হত, তা এমন একটি পদ্ধতিতে পরিণত হয় যা ভুলগুলি ঘটার আগেই তা প্রতিরোধ করে।
কোম্পানিগুলি যদি সমস্যা এড়াতে এবং সময়মতো চালান চালিয়ে যেতে চায় তবে রাসায়নিকদ্রব্যের জন্য REACH এবং মান ব্যবস্থাপনার জন্য ISO 9001 এর মতো বৈশ্বিক মানগুলি মেনে চলা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। প্রকৃতপক্ষে এজেন্টরা কী করে? তারা সরবরাহকারীদের সার্টিফিকেট পরীক্ষা করে, উপাদানের নিরাপত্তা তথ্য শীটগুলি পরীক্ষা করে এবং নিরীক্ষণ চালায় যাতে প্রতিটি অঞ্চলের প্রয়োজনীয়তা মেনে চলা হয়। গত বছরের কিছু গবেষণা অনুসারে, প্রায় সাত জন আমদানিকারকের মধ্যে দশটি ক্ষেত্রে কাগজপত্র অসম্পূর্ণ থাকার কারণে দেরি হয়েছিল। এটি প্রমাণ করে যে এই পরীক্ষাগুলি পরিচালনা করার জন্য অভিজ্ঞ কোনও ব্যক্তি রাখা কেন গুরুত্বপূর্ণ যাতে সীমান্তে অপ্রত্যাশিত বিরতি ছাড়াই অপারেশন মসৃণভাবে চলে।
স্থানীয় ক্রয় প্রতিনিধিরা এমন লোকদের ব্যবহার করে ভাষা এবং সংস্কৃতির জটিলতা পূরণ করেন যারা একাধিক ভাষা বলতে পারেন এবং বিভিন্ন অঞ্চলে ব্যবসা কীভাবে হয় তা জানেন। তাদের কাছে অনুবাদ দক্ষতার পাশাপাশি ব্যবসার প্রকৃত ধারণা থাকে যেখানে চুক্তি সম্পন্ন হয়। দ্রুত একটি কেস স্টাডি হিসেবে পূর্ব এশিয়া নিন। সেখানে এই এজেন্টরা জানেন যে কন বরিষ্ঠ ম্যানেজারদের সাথে ব্যবহার করা হয় তাদের প্রতি খুব বেশি চাপ সৃষ্টি করা উচিত নয় কারণ সবাই কঠোর পদমর্যাদা অনুসরণ করে। এই পদ্ধতির বিরুদ্ধে লড়াই না করে এর সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়ার মাধ্যমে কোম্পানিগুলি তাদের সাধারণ আলোচনার সময় কয়েক সপ্তাহ কমাতে পারে, পরিস্থিতি অনুযায়ী প্রায় দুই সপ্তাহ পর্যন্ত। মূল কথা হল: যখন মানুষ কেবল পাঠ্যপুস্তকের নিয়মগুলি অনুসরণ করার পরিবর্তে প্রকৃত স্থানীয় রীতিনীতি বুঝতে পারেন, তখন অংশীদারিত্ব অনেক মসৃণভাবে চলে এবং অপ্রয়োজনীয় ভুল বোঝাবুঝি এড়ানো যায় যা পরবর্তীতে অর্থ এবং সম্পর্কের ক্ষতি ঘটাতে পারে।
দাম, মানের সীমা এবং ডেলিভারির সময়সূচির জন্য স্পষ্ট সংজ্ঞায়িত শর্তাবলীর সাথে কার্যকর আলোচনা শুরু হয়। গবেষণায় দেখা গেছে যে চুক্তিগুলিতে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকলে আমদানিকারকরা 18–25% খরচ কমাতে পারে:
চুক্তির শর্তাবলী বাস্তবসম্মত কিনা তা নিশ্চিত করতে এজেন্টরা সরবরাহকারীদের উৎপাদন ক্ষমতা পূর্ব-মূল্যায়ন করেন, যা স্ব-পরিচালিত আলোচনার তুলনায় ডেলিভারি দেরিকে 34% হ্রাস করে (গ্লোবাল ট্রেড রিভিউ 2024)।
ভালোভাবে গঠিত অর্থপ্রদানের সময়সূচি মুদ্রা ঝুঁকি কমায় এবং নগদ প্রবাহ উন্নত করে। এজেন্টরা সাধারণত প্রধান মাইলফলকের সাথে সংযুক্ত পর্যায়ক্রমিক অর্থপ্রদান প্রয়োগ করেন:
এই মডেলটি শিল্প মানের 50% থেকে অগ্রিম পরিশোধ হ্রাস করে মাত্র 30% করে, আমদানিকারকদের কার্যনির্বাহী মূলধন মুক্ত করে দেয় যখন সরবরাহকারীর দায়িত্ব বজায় রাখে।
চিকিৎসা সরঞ্জাম আমদানিকারক পারফরম্যান্সের উপর ভিত্তি করে স্তরযুক্ত পুরস্কারের সাথে চুক্তি পুনর্গঠন করে বছরে $740,000 সঞ্চয় অর্জন করেছে:
| মেট্রিক | আগে | পরে |
|---|---|---|
| দোষাত্মক হার | ৮% | 2.3% |
| সময়মতো ডেলিভারি | 72% | 96% |
| পেমেন্ট চক্র | 45 দিন | 90 দিন |
প্রসারিত পেমেন্ট মেয়াদ সরবরাহকারীদের ভালো মান নিয়ন্ত্রণে বিনিয়োগ করার সুযোগ দেয়, আবার আমদানিকারক সঞ্চয়কে সরিয়ে বাফার ইনভেন্টরির মাধ্যমে সরবরাহ চেইনের স্থিতিশীলতা বাড়ায়।
স্থায়ী সরবরাহ কার্যকর করতে হলে ব্যবসাগুলোকে কেবল ক্রয় এবং বিক্রয়ের সম্পর্কের পরিবর্তে প্রকৃত অংশীদারিত্ব গঠন করতে হবে। ISO 9001 নির্দেশিকা অনুসরণ করে অনেক শীর্ষ ক্রয় দল বছরে দুবার পারফরম্যান্স চেক-আপ করে থাকে। তারা শুধুমাত্র সংখ্যাগুলো দেখে না, বরং সরবরাহকারীদের কাছ থেকে খোলামেলা প্রতিক্রিয়া নেয় যে কোনটা কাজ করছে এবং কোনটা নয়। গত বছরের সরবরাহকারী সম্পর্ক গবেষণা থেকে প্রাপ্ত সদ্য প্রতিবেদন অনুসারে, যেসব কোম্পানি এই নিয়মিত মূল্যায়ন সময়সূচী মেনে চলে তাদের চুক্তি পালনে 18 শতাংশ ভালো ফলাফল দেখা যায় যারা মনে হয় তা মনে করে কাজ করে। এই ধরনের কাঠামোবদ্ধ মূল্যায়ন সব ক্ষেত্রে দায়িত্বশীলতা তৈরি করে, সবাইকে তাদের কাজের প্রতি নিয়ত উন্নতির সুযোগ দেয় এবং সময়ের সাথে শক্তিশালী ব্যবসায়িক সম্পর্ক গঠনে সহায়তা করে।
সরবরাহকারীদের স্বাস্থ্য পর্যবেক্ষণের জন্য পেশাদার ক্রেতারা পাঁচটি মূল KPI অনুসরণ করেন:
| মেট্রিক | অনুষ্ঠানের বেসলাইন | পরিমাপের ঘনত্ব | উন্নয়ন চালক |
|---|---|---|---|
| সময়মতো ডেলিভারি হার | ≥98% | মাসিক | লজিস্টিক্স সহযোগিতা |
| দোষাত্মক হার | ≤0.5% | প্রতি চালান | গুণবত্তা নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি |
| নেতৃত্ব সময় সঠিকতা | ±2 দিন | ত্রৈমাসিক | উৎপাদন পরিকল্পনা |
| অনুপালনের হার | 100% | ষান্মাসিক | নিয়ন্ত্রক সমায়োজন |
2024 সালের সরবরাহকারী ব্যবস্থাপনা জরিপের তথ্য থেকে দেখা যায় যে এই বহু-মেট্রিক ফ্রেমওয়ার্ক ব্যবহার করে ক্রয় দলগুলির 67% এক বছরের মধ্যে সরবরাহ চেইনের ব্যাহতি গুলি 29% কমিয়েছে।
ক্লাউড মনিটরিং প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে ক্রয় এজেন্টরা এখন দেখতে পারছেন যে কীভাবে সরবরাহকারীরা তাদের কাস্টমাইজ করা ড্যাশবোর্ডগুলির মাধ্যমে কাজ করছেন। যখন কোনও কিছু পরিষেবা মান চুক্তিতে সম্মত হয় না, তখন এই সিস্টেমগুলি এটি সঙ্গে সঙ্গে ধরে ফেলে এবং প্রয়োজনীয় অনুসরণ প্রক্রিয়া শুরু করে। বড় কোম্পানিগুলি যারা অনেক আমদানি পরিচালনা করে থাকে তাদের জন্য এই ড্যাশবোর্ডগুলিকে সরাসরি তাদের ERP সিস্টেমের সাথে সংযুক্ত করা খুব কার্যকর। এটি করার ফলে ম্যানুয়ালি ডেটা মিলানোর জন্য প্রায় 40 শতাংশ সময় কমে যায়। বেশিরভাগ ভালো ক্রয় দল একই ক্ষেত্রে অন্যান্য কোম্পানিগুলি কী অর্জন করছে তার তুলনামূলক মাসিক পরীক্ষা করে থাকে। প্রায় আট থেকে দশটি শীর্ষ প্রতিষ্ঠান নিয়মিত এই ধরনের তুলনামূলক মূল্যায়ন পদ্ধতি অনুসরণ করে থাকে। এটি তাদের মূল্যায়নে ন্যায্যতা বজায় রাখতে সাহায্য করে এবং প্রথমে কোথায় উন্নতির প্রয়োজন হবে তা নির্দেশ করে।
একজন ক্রয় এজেন্ট গ্লোবাল সোর্সিং প্রক্রিয়াকে সহজতর করে, সরবরাহকারী খুঁজে বার করা, আরএফকিউ (কোটেশনের অনুরোধ) পরিচালনা এবং অর্ডার পূরণের প্রক্রিয়া পর্যন্ত সরবরাহ চেইন তত্ত্বাবধান করে।
গ্লোবাল সোর্সিং আমদানিকারকদের খরচ কমাতে সাহায্য করে, প্রায়শই 30% পর্যন্ত, যেসব আন্তর্জাতিক সরবরাহকারী এবং প্রযুক্তি স্থানীয়ভাবে পাওয়া যায় না সেগুলি অ্যাক্সেস করে।
নথিপত্র পরীক্ষা, কারখানা অডিট এবং সরবরাহকারীদের ক্ষমতা, নির্ভরযোগ্যতা এবং আন্তর্জাতিক মানদণ্ড মেনে চলা যাচাই করার জন্য ট্রায়াল ক্রয়সহ কঠোর যাচাইয়ের মাধ্যমে এজেন্টরা নিয়ম মেনে চলা নিশ্চিত করে।
এজেন্টরা প্রায়শই অঞ্চলগুলিতে সরবরাহকারী নেটওয়ার্কগুলি বৈচিত্র্যময় করে এবং ডুয়াল-সোর্সিং এবং মজুত বাফার বজায় রাখার মতো কৌশল ব্যবহার করে ঝুঁকি কমায়।
তারা গঠনমূলক পরিশোধের সময়সূচী এবং যোগাযোগ সমন্বয় প্রয়োগ করে, অগ্রিম পরিশোধের প্রয়োজনীয়তা কমায় এবং আমদানিকারকদের জন্য নগদ প্রবাহ উন্নত করে।
EN
