Când companiile achiziționează produse la nivel internațional, practic fac cumpărături în întreaga lume pentru cele mai bune oferte privind materialele și serviciile. Importatorii observă adesea o scădere a costurilor cu aproximativ 30 la sută prin această metodă, iar în plus au acces la furnizori specializați și la tehnologii avansate care, probabil, nu există în țara lor de origine, conform datelor din Indexul Comerțului Global din anul trecut. Partea dificilă? Gestionarea acestor lanțuri de aprovizionare îndepărtate este deloc ușoară. Există mereu îngrijorări legate de capacitatea furnizorilor de a livra ceea ce promit, de modul în care se poate transporta marfa peste frontiere fără costuri excesive și de modul în care se pot respecta în mod constant reglementările în continuă schimbare din diferite țări. Majoritatea companiilor descoperă că au nevoie de cineva cu experiență reală în gestionarea acestor probleme, dacă doresc să evite dificultăți majore în viitor.
Atunci când este vorba de găsirea unor furnizori buni, agenții de cumpărare grăbesc procesul verificând producătorii prin propriile lor baze de date speciale și legături comerciale locale. Acești profesioniști se ocupă de toate aspectele procesului de cerere de ofertă (RFQ), asigurându-se că ofertele pot fi comparate în mod echitabil, obținând prețuri mai bune pentru comenzi mai mari și confirmând că totul respectă standardele necesare de certificare. În mod obișnuit, această abordare reduce timpul necesar pentru procurarea produselor cu aproximativ 40%. Înainte de a finaliza contractele, majoritatea companiilor trimit persoane la fața locului pentru a verifica cantitatea de produse fabricate acolo și pentru a analiza dacă echipamentele de la fabrică corespund cerințelor importatorilor. Doar după aceste verificări reale, furnizorii calificați sunt aprobați pentru a colabora împreună.
Prin combinarea cunoașterii pieței locale cu un management structurat al proiectelor, reprezentanții transformă aprovizionarea globală într-un avantaj competitiv scalabil.
Atunci când caută furnizori buni, agenții de achiziții utilizează de obicei o abordare cu mai multe criterii care îi ajută să găsească companii care oferă economii de costuri undeva între 18 și 22 la sută comparativ cu achiziționarea în țară, respectând totodată standardele tehnice și operând în regiuni politice stabile. Conform unor cercetări recente din anul trecut despre cât de reziliente sunt lanțurile de aprovizionare, majoritatea companiilor care reușesc să importe bunuri depind în mare măsură de aceste servicii ale agenților pentru a naviga printre toate regulile complicate din Asia de Sud-Est. Reglementările pur și simplu nu sunt consistente între țări precum Vietnamul, Tailanda și Malaezia. Ce fac acești agenți este să verifice diverse piețe online, cum ar fi listele Gold Supplier de pe Alibaba, în comparație cu înregistrările proprii ale companiei lor, pentru a confirma dacă partenerii potențiali îndeplinesc anumite factori importanți, printre care, dar fără a se limita la:
Acest proces riguros de selecție asigură sustenabilitatea pe termen lung a furnizorilor și pregătirea pentru conformitate.
Asia organizează anual aproximativ 47 de târguri industriale importante, cum ar fi Canton Fair, Vietfish și Indonesia Manufacturing Show, care sunt esențiale pentru identificarea și evaluarea furnizorilor potențiali. Cumpărătorii experimentați valorifică la maximum aceste evenimente prin programarea în avans a 8-12 vizite la fabrici și prin trimiterea unor echipe locale pentru a investiga capacitățile care nu sunt întotdeauna anunțate. Rapoarte din industrie sugerează că utilizarea acestei metode reduce timpul necesar pentru identificarea furnizorilor calificați cu aproximativ 40% comparativ cu eforturile independente ale importatorilor.
Aceste evaluări practice oferă o mai bună înțelegere decât verificările virtuale realizate doar online.
Reprezentanții efectuează un proces de verificare în trei etape pentru a asigura fiabilitatea furnizorilor:
Etapa 1 : Verificarea documentelor – Validarea licențelor de funcționare, a înregistrărilor fiscale și a conformității privind protecția mediului
Etapa 2 : Auditul unității – Evaluarea randamentului producției, trasabilității materiilor prime și utilizării subcontractanților
Etapa 3 : Simularea comenzii – Executarea unor achiziții test, urmate de teste de laborator realizate prin SGS sau Bureau Veritas
Datele privind riscurile furnizorilor de la MIT din 2024 arată că 83% dintre perturbările din lanțul de aprovizionare provin de la furnizori neverificați. Pentru a contracara această situație, reprezentanții efectuează vizite neanunțate la fabrici și înregistrează imagini video în timp real ale producției, utilizând geotag-uri, oferind dovezi transparente și verificabile privind activitățile desfășurate.
Deși China contribuie cu 31% din producția mondială de manufactură (Banca Mondială 2023), agenții de cumpărare reduc riscul de concentrare prin diversificarea rețelelor de furnizori, utilizând frecvent o împărțire de 60/40 între regiuni. Un model echilibrat de aprovizionare China-Vietnam-Mexic reduce expunerea la taxe vamale cu 38% și îmbunătățește consistența termenelor de livrare cu 29%. Strategii esențiale de reducere a riscurilor includ:
Această abordare a permis unui importator de electronice pentru consum să mențină un nivel de 96% al execuției comenzilor în timpul tulburărilor cauzate de seceta din râul Yangtze din 2023.
Controlul de calitate pentru agenții de cumpărare depășește de mult check-urile de bază. În prezent, aceștia stabilesc de obicei programe complete de inspecție care implică experți externi care analizează produsele, efectuează teste și țin evidența defectelor prin diverse sisteme. Atunci când companiile efectuează audituri pre-transport, identifică probleme precum materiale inconsistente sau erori de fabricație înainte ca produsele să fie expediate. Această abordare proactivă reduce plângerile legate de calitate cu aproximativ 30 la sută, conform datelor din industrie. Majoritatea contractelor includ acum clauze specifice privind ceea ce se întâmplă dacă produsele nu îndeplinesc specificațiile. Aceste clauze permit cumpărătorilor să ceară furnizorilor să rezolve problemele sau să obțină banii înapoi, în loc de a se ocupa de probleme doar după ce acestea apar. Astfel, controlul de calitate este mutat de la o activitate care are loc după apariția greșelilor la una care, de fapt, previne aceste greșeli din momentul producerii lor.
Respectarea standardelor globale, cum ar fi REACH pentru substanțele chimice și ISO 9001 pentru managementul calității, este foarte importantă pentru ca companiile să evite problemele și să-și mențină livrările în termen. Ce fac de fapt agenții? Ei verifică certificatele furnizorilor, analizează fișele de date privind securitatea materialelor și efectuează audituri pentru a se asigura că totul este în concordanță cu cerințele diferitelor regiuni. Conform unor cercetări din anul trecut, aproape șapte din zece importatori au întâmpinat întârzieri din cauza documentației incomplete. Acest lucru evidențiază importanța ca aceste verificări să fie efectuate de persoane cu experiență, pentru a face diferența în menținerea unor operațiuni fără întreruperi și fără întârzieri neașteptate la frontieră.
Reprezentanții locali de cumpărare acoperă aceste diferențe dificile de limbă și cultură, folosind persoane care vorbesc mai multe limbi și cunosc modul în care lucrurile funcționează în diferite regiuni. Ceea ce aduc la masă nu sunt doar abilități de traducere, ci și o înțelegere reală a modului în care afacerile funcționează acolo unde se încheie tranzacții. Luați ca exemplu Orientul Extrem. În această regiune, acești agenți știu mai bine decât să insiste prea mult atunci când lucrează cu manageri experimentați, deoarece toată lumea urmează o ierarhie strictă. Jucându-se după acest sistem, în loc de a se opune acestuia, companiile pot reduce săptămâni întregi din timpul obișnuit de negociere, uneori cam două săptămâni, mai mult sau mai puțin, în funcție de situație. Concluzia? Atunci când oamenii înțeleg cu adevărat obiceiurile locale, în loc de a urma doar reguli din cărți, parteneriatele tind să decurgă mult mai ușor, fără acele neînțelegeri stânjenitoare care în final costă bani și afectează relațiile pe termen lung.
Negocierea eficientă începe cu termeni clari privind prețul, nivelurile de calitate și termenele de livrare. Studiile arată că importatorii obțin reduceri de costuri de 18–25% atunci când contractele includ:
Reprezentanții evaluează anterior capacitatea de producție a furnizorilor pentru a asigura realismul termenilor contractuali, reducând întârzierile la livrare cu 34% comparativ cu negocierile gestionate independent (Global Trade Review 2024).
Structurile bine gândite ale plăților minimizează riscurile valutare și îmbunătățesc fluxul de numerar. Reprezentanții aplică de obicei plăți în etape, corelate cu momentele cheie:
Acest model reduce plățile anticipate de la standardul industrial de 50% la doar 30%, eliberând capital de lucru pentru importatori, în timp ce menține responsabilitatea furnizorilor.
Un importator de echipamente medicale a obținut economii anuale de 740.000 USD prin restructurarea contractelor cu stimulente ierarhice axate pe performanță:
| Metrică | Înainte | După |
|---|---|---|
| Rata de defecțiuni | 8% | 2,3% |
| Livrare la timp | 72% | 96% |
| Ciclu de plată | 45 de zile | 90 de zile |
Termenii extinși de plată au permis furnizorilor să investească într-un control mai riguros al calității, în timp ce importatorul a redirecționat economiile către un stoc tampon, îmbunătățind astfel reziliența lanțului de aprovizionare.
Pentru ca aprovizionarea durabilă să funcționeze, companiile trebuie să depășească relațiile simple de cumpărare-vânzare și să formeze parteneriate reale. Multe echipe de aprovizionare de top efectuează evaluări de performanță de două ori pe an, conform ghidului ISO 9001. Acestea analizează indicatorii numerici, dar colectează și feedback sincer din partea furnizorilor despre ceea ce funcționează și despre ceea ce nu funcționează. Conform unui raport recent din cercetarea privind relațiile cu furnizorii din anul trecut, companiile care respectă acest program regulat de evaluare înregistrează o conformitate cu contractele cu aproximativ 18% mai bună comparativ cu firmele care acționează la întâmplare, când își amintesc. Acest tip de evaluări structurate creează responsabilitate în mod general, ajută toți participanții să își îmbunătățească continuu activitatea și, în cele din urmă, construiește relații comerciale mai puternice în timp.
Cumpărătorii profesioniști urmăresc cinci indicatori de performanță esențiali pentru a monitoriza sănătatea furnizorilor:
| Metrică | INDICATOR INDUSTRIAL | Frecvența de măsurare | Factor de îmbunătățire |
|---|---|---|---|
| Rata de livrare la timp | ≥98% | În fiecare lună | Coordonarea Logisticii |
| Rata de defecțiuni | ≤0.5% | Pe livrare | Sisteme de Control al Calității |
| Acuratețea timpului de livrare | ±2 Zile | Trimestrial | Planificarea producției |
| Rata de conformitate | 100% | Bianual | Adaptabilitatea la reglementări |
Datele din sondajul privind managementul furnizorilor din 2024 arată că 67% dintre echipele de achiziții care utilizează acest cadru cu multiple metrice au redus perturbațiile din lanțul de aprovizionare cu 29% într-un an.
Agenții de cumpărare își pot urmări acum performanța furnizorilor datorită platformelor de monitorizare cloud care oferă tablouri de bord personalizabile. Atunci când ceva nu respectă termenii conveniți în acordurile de nivel de serviciu, aceste sisteme detectează imediat problema și declanșează procesul corespunzător de urmărire. Companiile mari care gestionează un volum mare de importuri consideră foarte utilă conectarea directă a acestor tablouri de bord la sistemele lor ERP. Această integrare reduce cu aproximativ 40% timpul alocat potrivirii manuale a datelor. Majoritatea echipelor de achiziții de calitate efectuează verificări trimestriale comparativ cu rezultatele obținute de alte companii din același domeniu. Circa opt din zece companii performante aplică în mod regulat acest tip de benchmarking. Aceasta le ajută să rămână obiectivi în evaluări, dar și să identifice zonele care necesită îmbunătățiri urgente.
Un agent de cumpărare facilitează procesul de sourcing global, optimizând descoperirea furnizorilor, gestionarea cererilor de ofertă (Request for Quotations) și supravegherea lanțului de aprovizionare de la inițierea procesului până la livrarea comenzii.
Sourcing-ul global ajută importatorii să reducă costurile, de obicei cu aproximativ 30%, având acces la furnizori și tehnologii internaționale care pot să nu fie disponibile la nivel intern.
Agenții asigură conformitatea prin procese riguroase de verificare, inclusiv verificarea documentelor, audituri în fabrici și achiziții de probă pentru a confirma capacitățile, fiabilitatea și respectarea standardelor internaționale ale furnizorilor.
Agenții diversifică adesea rețeaua de furnizori pe diferite regiuni și folosesc strategii precum sourcing-ul dual și menținerea stocurilor tampon pentru a reduce riscurile.
Ei implementează planuri structurate de plăți și coordonare logistică, reducând cerințele de plată anticipată și îmbunătățind fluxul de numerar pentru importatori.
EN
