เมื่อบริษัทต่างๆ จัดหาผลิตภัณฑ์จากต่างประเทศ พวกเขาแทบจะเหมือนกับว่ากำลังช้อปปิ้งไปทั่วโลกเพื่อหาข้อเสนอที่ดีที่สุดสำหรับวัตถุดิบและบริการ ผู้นำเข้ามักจะเห็นว่าต้นทุนลดลงประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์ผ่านวิธีนี้ นอกจากนี้ยังได้ร่วมงานกับซัพพลายเออร์เฉพาะทางและเทคโนโลยีล้ำสมัยที่อาจไม่มีอยู่ในประเทศของตนเอง ตามข้อมูลจาก Global Trade Index เมื่อปีที่แล้ว แต่ข้อเสียคือ การจัดการห่วงโซ่อุปทานที่กระจายตัวไกลนั้นไม่ง่ายเลย มีความกังวลอยู่ตลอดเวลาเกี่ยวกับการที่ซัพพลายเออร์จะสามารถส่งมอบสิ่งที่สัญญาไว้ได้หรือไม่ การหาวิธีลำเลียงสินค้าผ่านพ้นพรมแดนโดยไม่ทำให้ต้นทุนพุ่งสูง และการติดตามกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาในแต่ละประเทศ ส่วนใหญ่แล้ว บริษัทมักพบว่าพวกเขาต้องการบุคคลที่มีประสบการณ์จริงในการจัดการกับปัญหาเหล่านี้ หากพวกเขาต้องการหลีกเลี่ยงปัญหาใหญ่ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
เมื่อพูดถึงการหาซัพพลายเออร์ที่ดี เจ้าหน้าที่จัดซื้อสามารถเร่งกระบวนการได้โดยการตรวจสอบผู้ผลิตผ่านฐานข้อมูลพิเศษของตนเองและเครือข่ายการค้าในพื้นที่ก่อน ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้จะจัดการทุกด้านของกระบวนการขอใบเสนอราคา (RFQ) เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเปรียบเทียบข้อเสนอได้อย่างยุติธรรม ช่วยเจรจาต่อรองราคาที่ดีกว่าสำหรับคำสั่งซื้อขนาดใหญ่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามมาตรฐานการรับรองที่จำเป็น โดยทั่วไปแล้ว วิธีการนี้จะช่วยลดระยะเวลาที่ต้องใช้ในการคัดเลือกหาซัพพลายเออร์ลงได้ประมาณ 40% ก่อนที่จะสรุปสัญญาใด ๆ บริษัทส่วนใหญ่จะส่งเจ้าหน้าที่ไปตรวจสอบสถานที่จริง เพื่อดูว่ามีกำลังการผลิตเพียงใด และตรวจสอบว่าอุปกรณ์ในโรงงานตรงกับความต้องการของผู้นำเข้าหรือไม่ เท่านั้นถึงจะมีการอนุมัติให้ซัพพลายเออร์ที่ผ่านการตรวจสอบแล้วเข้าร่วมทำงานด้วย
ด้วยการผสานความรู้ตลาดท้องถิ่นเข้ากับการบริหารโครงการที่มีโครงสร้างชัดเจน ตัวแทนจัดซื้อสามารถเปลี่ยนการจัดซื้อจากทั่วโลกให้กลายเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่สามารถขยายตัวได้
เมื่อต้องการหาซัพพลายเออร์ที่ดี ผู้ซื้อมักจะใช้วิธีการพิจารณาจากหลายเกณฑ์ เพื่อช่วยให้พวกเขาค้นพบบริษัทที่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ประมาณ 18 ถึง 22 เปอร์เซ็นต์ เมื่อเทียบกับการซื้อในประเทศ ขณะเดียวกันยังคงเป็นไปตามมาตรฐานทางเทคนิคและดำเนินงานในภูมิภาคที่มีเสถียรภาพทางการเมือง ตามการวิจัยเมื่อปีที่แล้วเกี่ยวกับความทนทานของห่วงโซ่อุปทาน บริษัทส่วนใหญ่ที่ประสบความสำเร็จในการนำเข้าสินค้า ต่างพึ่งพาบริการของตัวแทนเหล่านี้อย่างมาก เพื่อจัดการกับกฎระเบียบที่ซับซ้อนในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ กฎระเบียบระหว่างประเทศต่างๆ เช่น เวียดนาม ไทย และมาเลเซีย ไม่มีความสอดคล้องกันเลย สิ่งที่ตัวแทนเหล่านี้ทำคือตรวจสอบแพลตฟอร์มออนไลน์ต่างๆ เช่น รายชื่อ Gold Supplier ของ Alibaba กับข้อมูลภายในองค์กรของตนเอง เพื่อตรวจสอบว่าผู้ที่อาจเป็นพันธมิตรมีคุณสมบัติที่สำคัญหลายประการ เช่น
การตรวจสอบอย่างเข้มงวดนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้จัดหาสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว และพร้อมสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ
ทวีปเอเชียจัดงานแสดงสินค้าอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ประมาณ 47 งานต่อปี เช่น งานแคนตันแฟร์ (Canton Fair) งานเวียดฟิช (Vietfish) และงานอินโดนีเซีย เมนูแฟคเจอริ่งโชว์ (Indonesia Manufacturing Show) ซึ่งมีความสำคัญมากในการค้นหาและประเมินผู้จัดหาที่มีศักยภาพ ผู้ซื้อที่มีความฉลาดจะใช้ประโยชน์จากงานเหล่านี้โดยการจองทัวร์โรงงานล่วงหน้าประมาณ 8 ถึง 12 แห่ง และส่งทีมงานในท้องถิ่นไปตรวจสอบศักยภาพที่ไม่ได้โฆษณาไว้ รายงานจากอุตสาหกรรมชี้ให้เห็นว่า การใช้วิธีการนี้ช่วยลดระยะเวลาในการค้นหาผู้จัดหาที่มีคุณภาพลงได้ประมาณ 40 เปอร์เซ็นต์ เมื่อเทียบกับการที่ผู้นำเข้าดำเนินการเอง
การประเมินเชิงปฏิบัติการเหล่านี้ให้ข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งกว่าการตรวจสอบผ่านระบบเสมือนเพียงอย่างเดียว
ตัวแทนดำเนินกระบวนการตรวจสอบสามขั้นตอนเพื่อให้มั่นใจถึงความน่าเชื่อถือของผู้จัดจำหน่าย:
ขั้นตอนที่ 1 : การตรวจสอบเอกสาร – ตรวจสอบความถูกต้องของใบอนุญาตประกอบธุรกิจ หลักฐานการเสียภาษี และการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อม
ขั้นตอนที่ 2 : การตรวจสอบโรงงาน – ประเมินผลผลิต การย้อนกลับของวัตถุดิบ และการใช้ผู้รับเหมาช่วง
ขั้นตอนที่ 3 : การทดลองสั่งซื้อ – ดำเนินการสั่งซื้อทดลองพร้อมการทดสอบในห้องปฏิบัติการผ่านทาง SGS หรือ Bureau Veritas
ข้อมูลความเสี่ยงของผู้จัดจำหน่ายจาก MIT ในปี 2024 แสดงให้เห็นว่า 83% ของความหยุดชะงักในห่วงโซ่อุปทานมีต้นตอจากผู้จัดจำหน่ายที่ไม่ได้รับการตรวจสอบ ในการแก้ไขปัญหานี้ ตัวแทนจะทำการเยี่ยมชมโรงงานแบบไม่แจ้งล่วงหน้า และบันทึกภาพการผลิตแบบเรียลไทม์โดยใช้การบันทึกตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ (geotag) เพื่อให้ได้หลักฐานที่โปร่งใสและตรวจสอบได้
แม้ว่าจีนจะผลิตสินค้าได้ 31% ของทั้งโลก (World Bank 2023) แต่เจ้าหน้าที่จัดซื้อก็ลดความเสี่ยงจากการพึ่งพาแหล่งเดียวโดยการกระจายเครือข่ายผู้ขาย โดยมักใช้รูปแบบแบ่ง 60/40 ระหว่างภูมิภาค รูปแบบการจัดหาแบบผสมผสานระหว่างจีน เวียดนาม และเม็กซิโก ช่วยลดความเสี่ยงจากภาษีศุลกากรได้ 38% และเพิ่มความสม่ำเสมอของระยะเวลาการส่งมอบ 29% กลยุทธ์สำคัญในการลดความเสี่ยง ได้แก่
แนวทางนี้ช่วยให้ผู้นำเข้าสินค้าอุปโภคบริโภคสามารถดำเนินการจัดส่งได้ 96% ในช่วงเกิดภาวะแล้งในแม่น้ำแยงซีเกียงในปี 2023
ในปัจจุบัน การควบคุมคุณภาพสำหรับเจ้าหน้าที่จัดซื้อไม่ได้จำกัดอยู่แค่การตรวจสอบพื้นฐานเท่านั้น โดยปกติแล้วพวกเขาจะจัดตั้งโปรแกรมการตรวจสอบที่ครอบคลุมซึ่งมีผู้เชี่ยวชาญภายนอกเข้ามาทำการตรวจสอบสินค้า ทดสอบตัวอย่าง และติดตามข้อบกพร่องผ่านระบบต่าง ๆ เมื่อบริษัทดำเนินการตรวจสอบก่อนจัดส่ง จะสามารถค้นพบปัญหา เช่น วัสดุที่ไม่สม่ำเสมอ หรือข้อผิดพลาดในการผลิต ก่อนที่สินค้าจะถูกจัดส่งออกไป การดำเนินการเชิงรุกแบบนี้ช่วยลดจำนวนข้อร้องเรียนด้านคุณภาพลงได้ประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์ ตามข้อมูลของอุตสาหกรรม สัญญาส่วนใหญ่ในปัจจุบันมีข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับกรณีที่สินค้าไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ซึ่งช่วยให้ผู้ซื้อสามารถเรียกร้องให้ผู้ขายแก้ไขปัญหาหรือคืนเงินได้ แทนที่จะต้องจัดการกับปัญหาหลังจากเกิดขึ้นแล้ว สิ่งนี้ทำให้การควบคุมคุณภาพเปลี่ยนจากการดำเนินการหลังเกิดข้อผิดพลาด ไปสู่การป้องกันไม่ให้ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นตั้งแต่แรก
การปฏิบัติตามมาตรฐานสากล เช่น REACH สำหรับสารเคมี และ ISO 9001 สำหรับระบบการจัดการคุณภาพ ถือเป็นสิ่งสำคัญมากหากบริษัทต้องการหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายและรักษาความสม่ำเสมอในการส่งสินค้าตามกำหนดเวลา ตัวแทนจริงๆ แล้วเขาทำอะไรบ้าง? เขาจะตรวจสอบใบรับรองจากผู้จัดหา ตรวจสอบเอกสารข้อมูลความปลอดภัยของวัตถุดิบ และดำเนินการตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างสอดคล้องกับข้อกำหนดของแต่ละภูมิภาค ตามรายงานวิจัยบางส่วนเมื่อปีที่แล้ว พบว่าเกือบ 7 จาก 10 ของผู้นำเข้าเคยเผชิญกับความล่าช้าในการส่งสินค้า เนื่องจากเอกสารไม่ครบถ้วน ซึ่งเห็นได้ว่าการมีผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์มาดำเนินการตรวจสอบเหล่านี้ มีความสำคัญอย่างมากในการรักษากระบวนการทำงานให้เป็นไปอย่างราบรื่น ไม่มีการชะลอตัวที่ไม่คาดคิดตามจุดผ่านแดน
ตัวแทนซื้อในพื้นที่สามารถเติมเต็มช่องว่างทางภาษาและวัฒนธรรมที่ซับซ้อน โดยใช้บุคคลากรที่พูดหลายภาษาและเข้าใจว่าสิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างไรในแต่ละภูมิภาค ความสามารถที่พวกเขานำเสนอไม่ได้มีเพียงทักษะการแปลภาษาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเข้าใจที่แท้จริงเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจและการปิดดีลในแต่ละพื้นที่ ลองพิจารณาภูมิภาคเอเชียตะวันออกเป็นตัวอย่าง ในพื้นที่นี้ตัวแทนเหล่านี้รู้ดีว่าไม่ควรเร่งรัดผู้จัดการระดับสูงมากเกินไป เนื่องจากทุกคนปฏิบัติตามลำดับชั้นอย่างเคร่งครัด การร่วมมือกับระบบดังกล่าวแทนที่จะขัดขวางมัน บริษัทสามารถลดระยะเวลาการเจรจาต่อรองลงได้หลายสัปดาห์เลยทีเดียว โดยประมาณการณ์ไว้ที่ประมาณสองสัปดาห์ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ สรุปให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือ เมื่อผู้คนเข้าใจขนบธรรมเนียมท้องถิ่นจริง ๆ ไม่ใช่แค่ทำตามกฎในตำรา ความร่วมมือต่าง ๆ มักดำเนินไปอย่างราบรื่นกว่ามาก โดยไม่มีความเข้าใจผิดที่น่าอึดอัดใจ ซึ่งสุดท้ายมักส่งผลเสียทั้งต่อความสัมพันธ์และงบประมาณ
การเจรจาที่มีประสิทธิภาพนั้นเริ่มต้นด้วยการกำหนดเงื่อนไขด้านราคา คุณภาพขั้นต่ำ และกำหนดเวลาการส่งมอบให้ชัดเจน ข้อมูลวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้นำเข้าสามารถลดต้นทุนได้ 18–25% เมื่อสัญญารวมถึง:
ตัวแทนช่วยประเมินศักยภาพการผลิตของผู้ขายล่วงหน้า เพื่อให้แน่ใจว่าเงื่อนไขในสัญญานั้นเป็นจริงได้ ช่วยลดปัญหาความล่าช้าในการส่งมอบสินค้าลง 34% เมื่อเทียบกับการเจรจาเอง (Global Trade Review 2024)
ตารางการชำระเงินที่วางแผนอย่างดีจะช่วยลดความเสี่ยงจากสกุลเงินและปรับปรุงกระแสเงินสด ตัวแทนโดยทั่วไปจะใช้การชำระเงินแบบเป็นงวดที่เชื่อมโยงกับจุดสำคัญต่อไปนี้:
โมเดลนี้ช่วยลดเงินมัดจำล่วงหน้าจากมาตรฐานอุตสาหกรรมที่ 50% ลงเหลือเพียง 30% ช่วยให้ผู้นำเข้ามามีเงินทุนหมุนเวียนเพิ่มขึ้น พร้อมทั้งยังคงความรับผิดชอบของผู้ขาย
ผู้นำเข้าเครื่องมือแพทย์สามารถประหยัดรายปีได้ถึง 740,000 ดอลลาร์ โดยการปรับโครงสร้างสัญญาใหม่ด้วยแรงจูงใจแบบมีขั้นตอนที่เน้นประสิทธิภาพการทำงาน
| เมตริก | ก่อนหน้านี้ | หลังจาก |
|---|---|---|
| อัตราความบกพร่อง | 8% | 2.3% |
| การจัดส่งตรงเวลา | 72% | 96% |
| รอบการชำระเงิน | 45 วัน | 90 วัน |
การขยายระยะเวลาการชำระเงินช่วยให้ผู้ขายสามารถลงทุนในระบบควบคุมคุณภาพที่ดีขึ้น ในขณะที่ผู้นำเข้าสามารถนำเงินส่วนที่ประหยัดไปใช้ในการสร้างสต็อกสำรองเพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในห่วงโซ่อุปทาน
เพื่อให้การจัดซื้ออย่างยั่งยืนเกิดผลสำเร็จ องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องก้าวข้ามความสัมพันธ์เชิงการซื้อขายแบบง่ายๆ และสร้างความเป็นหุ้นส่วนที่แท้จริง ทีมจัดซื้อชั้นนำจำนวนมากดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพปีละสองครั้งตามแนวทางของมาตรฐาน ISO 9001 โดยพวกเขาไม่เพียงแต่พิจารณาตัวเลขเท่านั้น แต่ยังรับฟังข้อเสนอแนะที่ตรงไปตรงมาจากซัพพลายเออร์เกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ยังไม่ได้ผลอีกด้วย จากรายงานล่าสุดเมื่อปีที่แล้วของการวิจัยด้านความสัมพันธ์กับผู้จัดจำหน่าย บริษัทที่ยึดมั่นในกระบวนการประเมินผลเป็นประจำจะมีระดับการปฏิบัติตามสัญญาดีกว่าประมาณร้อยละ 18 เมื่อเทียบกับองค์กรที่ทำงานแบบไม่เป็นระบบและจดจำได้เพียงบางครั้ง การประเมินผลที่มีโครงสร้างเช่นนี้จะช่วยสร้างความรับผิดชอบในทุกฝ่าย ส่งเสริมให้ทุกคนพัฒนาความสามารถของตนเองอย่างต่อเนื่อง และสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่งขึ้นในระยะยาว
ผู้ซื้อมืออาชีพติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก 5 ตัวเพื่อประเมินสถานะของผู้จัดจำหน่าย:
| เมตริก | มาตรฐานอุตสาหกรรม | ความถี่ในการวัด | ตัวขับเคลื่อนการปรับปรุง |
|---|---|---|---|
| อัตราการจัดส่งในเวลา | ≥98% | รายเดือน | การประสานงานด้านโลจิสติกส์ |
| อัตราความบกพร่อง | ≤0.5% | ต่อการจัดส่ง | ระบบควบคุมคุณภาพ |
| ความแม่นยำของเวลาการสั่งซื้อถึงการส่งมอบ | ±2 วัน | รายไตรมาส | การวางแผนการผลิต |
| อัตราความสอดคล้อง | 100% | ทุก 6 เดือน | ความสามารถในการปรับตัวตามข้อกำหนด |
ข้อมูลจากผลสำรวจการจัดการซัพพลายเออร์ในปี 2024 แสดงให้เห็นว่า 67% ของทีมจัดซื้อที่ใช้เฟรมเวิร์กหลายตัวชี้วัดนี้ สามารถลดความหยุดชะงักในห่วงโซ่อุปทานได้ 29% ภายในหนึ่งปี
ที่ปรึกษาฝ่ายจัดซื้อสามารถติดตามผลการดำเนินงานของผู้ขายได้แล้ว ด้วยแพลตฟอร์มตรวจสอบผ่านระบบคลาวด์ที่มาพร้อมกับแดชบอร์ดที่ผู้ใช้สามารถปรับแต่งเองได้ เมื่อมีสิ่งใดผิดไปจากที่ตกลงไว้ในข้อตกลงระดับบริการ (SLA) ระบบเหล่านี้จะตรวจจับได้ทันที และเริ่มกระบวนการติดตามผลที่จำเป็นทันที บริษัทขนาดใหญ่ที่จัดการการนำเข้าจำนวนมากพบว่าเป็นประโยชน์อย่างมากในการเชื่อมต่อแดชบอร์ดเหล่านี้เข้ากับระบบ ERP โดยตรง การทำเช่นนี้ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการจับคู่ข้อมูลด้วยวิธีการลงมือทำเองราว 40 เปอร์เซ็นต์ ทีมจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพส่วนใหญ่จะทำการตรวจสอบเปรียบเทียบกับผลลัพธ์ที่บริษัทอื่นในสายงานเดียวกันทำได้ทุกไตรมาส มีอยู่ประมาณแปดในสิบขององค์กรที่มีผลดำเนินงานอันดับต้น ๆ ที่ปฏิบัติการเปรียบเทียบมาตรฐานนี้อย่างสม่ำเสมอ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขารักษามาตรฐานการประเมินให้ยุติธรรม พร้อมทั้งชี้ให้เห็นจุดที่ต้องปรับปรุงเป็นลำดับแรก
ตัวแทนจัดซื้อทำหน้าที่อำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดซื้อจากทั่วโลก โดยช่วยให้การค้นหาผู้ขายเป็นไปอย่างราบรื่น จัดการ RFQ (คำขอใบเสนอราคา) และควบคุมห่วงโซ่อุปทานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ
การจัดซื้อจากทั่วโลกช่วยให้ผู้นำเข้าลดต้นทุนได้ โดยทั่วไปประมาณร้อยละ 30 โดยการเข้าถึงผู้ขายและเทคโนโลยีระดับนานาชาติที่อาจไม่มีในประเทศ
ตัวแทนรับประกันความสอดคล้องด้วยกระบวนการตรวจสอบอย่างเข้มงวด รวมถึงการตรวจสอบเอกสาร การตรวจสอบโรงงาน และการสั่งซื้อทดลอง เพื่อประเมินศักยภาพ ความน่าเชื่อถือ และการปฏิบัติตามมาตรฐานสากลของผู้ขาย
ตัวแทนมักกระจายเครือข่ายผู้ขายไปยังหลายภูมิภาค และใช้กลยุทธ์เช่น การหาแหล่งสินค้าสองแห่ง และการรักษาระดับสต็อกสำรอง เพื่อลดความเสี่ยง
พวกเขาจัดทำระบบแผนการชำระเงินและระบบการจัดการด้านโลจิสติกส์อย่างเป็นระบบ ช่วยลดข้อกำหนดการชำระเงินล่วงหน้า และปรับปรุงการหมุนเวียนเงินสดสำหรับผู้นำเข้า
EN
