जब कंपनियां अंतरराष्ट्रीय स्तर पर उत्पादों की खरीद करती हैं, तो वे वस्तुतः दुनिया भर में सामग्री और सेवाओं पर सबसे अच्छा सौदा ढूंढ रही होती हैं। आयातकों को अक्सर इस पद्धति से लगभग 30 प्रतिशत तक लागत में कमी देखने को मिलती है, इसके अलावा वे विशेषज्ञ आपूर्तिकर्ताओं और नवीनतम तकनीक के साथ काम करने में सक्षम होते हैं, जो घरेलू स्तर पर उपलब्ध नहीं हो सकती है, यह आंकड़ा पिछले वर्ष की ग्लोबल ट्रेड इंडेक्स संख्या पर आधारित है। लेकिन इसमें एक चुनौती है? इन विस्तारित आपूर्ति श्रृंखलाओं का प्रबंधन बिल्कुल भी आसान नहीं है। आपूर्तिकर्ताओं के वादे के अनुसार वितरण करने पर चिंताएं लगातार बनी रहती हैं, सस्ते तरीके से सीमा पार वस्तुओं को स्थानांतरित करने का तरीका खोजना और विभिन्न देशों में बदलते नियमों का ध्यान रखना भी एक चुनौती है। अधिकांश कंपनियां पाती हैं कि उन्हें इस तरह की समस्याओं से बचने के लिए वास्तविक दुनिया के अनुभव वाले किसी व्यक्ति की आवश्यकता होती है।
अच्छे आपूर्तिकर्ताओं को खोजने के मामले में, खरीददार एजेंट अपने स्वयं के विशेष डेटाबेस और स्थानीय व्यापार संबंधों के माध्यम से निर्माताओं की जांच करके चीजों को तेज कर देते हैं। ये पेशेवर आरएफक्यू प्रक्रिया के सभी पहलुओं को संभालते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि बोलियों की तुलना निष्पक्ष रूप से की जा सके, बड़े आदेशों के लिए बेहतर कीमतें तय करते हैं, और यह सत्यापित करते हैं कि सब कुछ आवश्यक प्रमाणन मानकों को पूरा करता है। आम तौर पर यह पूरी प्रक्रिया उत्पादों को खोजने में लगने वाले समय को लगभग 40% तक कम कर देती है। किसी भी अनुबंध को अंतिम रूप देने से पहले, अधिकांश कंपनियां वास्तव में यह देखने के लिए साइट पर लोगों को भेजती हैं कि वहां कितनी वस्तुएं बन रही हैं और यह जांच करती हैं कि क्या फैक्ट्री के उपकरण आयातकों की आवश्यकताओं के अनुरूप हैं। केवल इन वास्तविक जांचों के बाद ही योग्य आपूर्तिकर्ताओं को सहयोग करने के लिए मंजूरी दी जाती है।
स्थानीय बाजार के ज्ञान को संरचित परियोजना प्रबंधन के साथ जोड़कर, खरीद एजेंट वैश्विक स्रोत को स्केलेबल प्रतिस्पर्धी लाभ में बदल देते हैं।
अच्छे आपूर्तिकर्ताओं की तलाश में, खरीददार एजेंट आमतौर पर किसी न किसी बहु-मानदंड दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं जो उन्हें ऐसी कंपनियों को खोजने में मदद करता है जो घरेलू बाजार से खरीदारी की तुलना में लगभग 18 से 22 प्रतिशत तक लागत बचत प्रदान करते हैं, तकनीकी मानकों को पूरा करते हैं और राजनीतिक रूप से स्थिर क्षेत्रों में संचालित होते हैं। पिछले साल के अनुसंधान के अनुसार यह भी पता चला है कि अधिकांश व्यवसाय जो आयातित सामान में सफलता प्राप्त करते हैं, वे दक्षिण पूर्व एशिया में सभी जटिल नियमों को सुलझाने के लिए इन एजेंट सेवाओं पर भारी मात्रा में निर्भर करते हैं। वियतनाम, थाइलैंड और मलेशिया जैसे देशों के बीच नियमों में कोई स्थिरता नहीं है। ये एजेंट विभिन्न ऑनलाइन बाजारों जैसे कि अलीबाबा की गोल्ड सप्लायर सूची में उपलब्ध संभावित साझेदारों की जांच अपनी कंपनी के रिकॉर्ड के आधार पर करते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि साझेदार निम्नलिखित महत्वपूर्ण कारकों को पूरा करते हैं, लेकिन इन तक सीमित नहीं हैं:
यह कठोर जांच सुनिश्चित करती है कि आपूर्तिकर्ता की दीर्घकालिक स्थिरता और अनुपालन तैयारी बनी रहे।
एशिया में हर साल लगभग 47 बड़े औद्योगिक प्रदर्शनियाँ होती हैं, जैसे कैंटन फेयर, विएटफिश, और इंडोनेशिया मैन्युफैक्चरिंग शो, जो संभावित आपूर्तिकर्ताओं को खोजने और जांचने के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं। स्मार्ट खरीददार इन प्रदर्शनियों का लाभ उठाते हुए पहले से लगभग 8 से 12 कारखाना दौरे बुक कर लेते हैं और अप्रकाशित क्षमताओं की जांच के लिए स्थानीय टीमों को भेजते हैं। उद्योग की रिपोर्टों के अनुसार, इस दृष्टिकोण का उपयोग करने से अच्छे आपूर्तिकर्ताओं की खोज में लगने वाला समय आयातकों द्वारा अकेले किए गए तरीकों की तुलना में लगभग 40 प्रतिशत कम हो जाता है।
ये व्यावहारिक आकलन केवल आभासी स्क्रीनिंग की तुलना में गहरे अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं।
आपूर्तिकर्ता की विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए एजेंट तीन-चरणीय सत्यापन प्रक्रिया करते हैं:
स्टेज 1 : दस्तावेज़ जाँच - व्यापार लाइसेंस, कर अभिलेखों और पर्यावरण संबंधी अनुपालन की पुष्टि करना
चरण 2 : सुविधा ऑडिट - उत्पादन उपज, कच्चे माल की प्रत्यायोग्यता और ठेकेदारों के उपयोग का आकलन करना
STAGE 3 : आदेश अनुकरण - SGS या ब्यूरो वेरिटास के माध्यम से प्रयोगशाला परीक्षण के साथ परीक्षण खरीद को अंजाम देना
MIT के 2024 आपूर्ति जोखिम डेटा से पता चलता है कि आपूर्ति श्रृंखला में 83% अव्यवस्थाएँ असत्यापित आपूर्तिकर्ताओं से उत्पन्न होती हैं। इसका मुकाबला करने के लिए, एजेंट अचानक कारखाना भ्रमण करते हैं और भू-टैग किए गए वीडियो का उपयोग करके वास्तविक समय के उत्पादन के दृश्यों को कैप्चर करते हैं, जो संचालन के पारदर्शी और सत्यापित प्रमाण प्रदान करता है।
हालांकि चीन वैश्विक विनिर्माण उत्पादन का 31% हिस्सा रखता है (विश्व बैंक 2023), खरीद एजेंट क्षेत्रों में अक्सर 60/40 के अनुपात का उपयोग करके आपूर्ति श्रृंखला में एकाधिकार के जोखिम को कम करने के लिए आपूर्तिकर्ता नेटवर्क को विविधता प्रदान करते हैं। एक संतुलित चीन-वियतनाम-मेक्सिको आपूर्ति मॉडल शुल्क जोखिम को 38% तक कम कर देता है और 29% तक आपूर्ति समय सामंजस्यता में सुधार करता है। प्रमुख न्यूनीकरण रणनीतियों में शामिल हैं:
2023 में यांग्त्ज़ी नदी के सूखे के दौरान इलेक्ट्रॉनिक्स आयातक को 96% आदेश पूरा करने में सक्षम बनाने में इस दृष्टिकोण ने मदद की।
आजकल खरीददार एजेंटों के लिए गुणवत्ता नियंत्रण केवल मूलभूत जांच से आगे की बात है। वे आमतौर पर पूर्ण पैमाने पर निरीक्षण कार्यक्रम स्थापित करते हैं, जिनमें बाहरी विशेषज्ञ उत्पादों की जांच करते हैं, परीक्षण प्रतिदर्श चलाते हैं और विभिन्न प्रणालियों के माध्यम से दोषों का ट्रैक रखते हैं। जब कंपनियां शिपमेंट से पहले ऑडिट करती हैं, तो वे समस्याओं जैसे असंगत सामग्री या निर्माण त्रुटियों को तब तक पकड़ लेती हैं जब तक चीजें शिप करने से पहले न हों। यह प्रागतिक दृष्टिकोण उद्योग के आंकड़ों के अनुसार गुणवत्ता संबंधी शिकायतों को लगभग 30 प्रतिशत तक कम कर देता है। अब अधिकांश अनुबंधों में यह विशिष्ट प्रावधान होते हैं कि यदि उत्पाद निर्दिष्ट मानकों पर खरे न उतरें, तो क्या होगा। ये प्रावधान खरीदारों को यह मांग करने की अनुमति देते हैं कि आपूर्तिकर्ता समस्याओं का समाधान करें या वापसी करें, बजाय इसके कि समस्याओं का सामना करना पड़े। इससे गुणवत्ता नियंत्रण की अवधारणा त्रुटियों के बाद होने वाली घटना से बदलकर वह बन जाती है जो त्रुटियों को होने से पहले ही रोक देती है।
रसायनों के लिए REACH और गुणवत्ता प्रबंधन के लिए ISO 9001 जैसे वैश्विक मानकों का पालन करना बहुत महत्वपूर्ण है, यदि कंपनियां समस्याओं से बचना चाहती हैं और शिपमेंट को समय पर जारी रखना चाहती हैं। एजेंट वास्तव में क्या करते हैं? वे आपूर्तिकर्ता प्रमाणपत्रों की जांच करते हैं, सामग्री सुरक्षा डेटा शीट्स की समीक्षा करते हैं और ऑडिट करते हैं ताकि सुनिश्चित किया जा सके कि सभी आवश्यकताओं के साथ-साथ क्षेत्रीय आवश्यकताओं का भी पालन किया जा रहा है। पिछले साल के कुछ अनुसंधान के अनुसार, लगभग सात प्रतिशत आयातकों को अपने दस्तावेज़ अधूरे होने के कारण देरी का सामना करना पड़ा। यह दर्शाता है कि इन जांचों को संभालने के लिए किसी अनुभवी व्यक्ति का होना कितना महत्वपूर्ण है ताकि संचालन बिना किसी अप्रत्याशित रुकावट के सुचारु रूप से चलता रहे।
स्थानीय खरीददार प्रतिनिधि उन कठिन परिस्थितियों में भाषा और संस्कृति के अंतर को भरने के लिए उन लोगों का उपयोग करते हैं जो कई भाषाएं बोलते हैं और यह जानते हैं कि विभिन्न क्षेत्रों में चीजें कैसे काम करती हैं। वे जो कुछ लाते हैं, केवल अनुवाद कौशल नहीं है, बल्कि व्यवसायों के संचालन की वास्तविक समझ है जहां सौदे होते हैं। पूर्वी एशिया को एक उदाहरण के रूप में लें। वहां, ये एजेंट वरिष्ठ प्रबंधकों के साथ निपटते समय बहुत ज्यादा दबाव डालने से बचते हैं क्योंकि हर कोई एक सख्त पदानुक्रम का पालन करता है। इस प्रणाली के साथ खेलने से इसके खिलाफ लड़ाई लड़ने के बजाय कंपनियां कभी-कभी अपनी सामान्य बातचीत के समय से कई हफ्तों की कटौती कर सकती हैं, जो स्थिति के आधार पर लगभग दो सप्ताह के आसपास हो सकती हैं। अंतिम निष्कर्ष? जब लोग केवल पाठ्यपुस्तक नियमों का पालन करने की कोशिश करने के बजाय वास्तव में स्थानीय परंपराओं को समझते हैं, तो साझेदारियां आमतौर पर बहुत सुचारु रूप से चलती हैं, बिना उन अजीब गलतफहमियों के जो अंततः धन की लागत और संबंधों को नुकसान पहुंचाती हैं।
प्रभावी वार्ताएं मूल्य, गुणवत्ता सीमा और डिलीवरी कार्यक्रम के लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित शर्तों के साथ शुरू होती हैं। शोध से पता चलता है कि आयातक 18–25% लागत कमी प्राप्त करते हैं जब अनुबंधों में शामिल होते हैं:
एजेंट पूर्व मूल्यांकन करते हैं कि क्या आपूर्तिकर्ताओं की उत्पादन क्षमता अनुबंधिक शर्तों के अनुरूप है, जिससे डिलीवरी में देरी 34% कम हो जाती है तुलना में स्व-प्रबंधित वार्ताओं के साथ (ग्लोबल ट्रेड रिव्यू 2024)।
ठीक से संरचित भुगतान कार्यक्रम मुद्रा जोखिम को कम करते हैं और नकद प्रवाह में सुधार करते हैं। एजेंट आमतौर पर महत्वपूर्ण मील के पत्थरों से जुड़े चरणबद्ध भुगतान लागू करते हैं:
यह मॉडल उद्योग में आम तौर पर 50% तक की अग्रिम भुगतान की आवश्यकता को घटाकर केवल 30% कर देता है, जिससे आयातकों के कार्यशील पूंजी को मुक्त किया जा सके, जबकि आपूर्तिकर्ता की जिम्मेदारी बनी रहे।
एक चिकित्सा उपकरण आयातक ने प्रदर्शन पर केंद्रित विभिन्न स्तरों के प्रोत्साहन के साथ अनुबंधों को फिर से संरचित करके 740,000 अमेरिकी डॉलर की वार्षिक बचत प्राप्त की:
| मीट्रिक | पहले | बाद में |
|---|---|---|
| दोष दर | 8% | 2.3% |
| समय पर डिलीवरी | 72% | 96% |
| भुगतान चक्र | 45 दिन | 90 दिन |
विस्तारित भुगतान शर्तों ने आपूर्तिकर्ताओं को बेहतर गुणवत्ता नियंत्रण में निवेश करने की अनुमति दी, जबकि आयातक ने आपूर्ति श्रृंखला लचीलेपन को बढ़ाने के लिए बफर इन्वेंट्री में बचत को पुनर्निर्देशित किया।
स्थायी खरीदारी को कामयाब बनाने के लिए, व्यवसायों को साधारण खरीदने और बेचने के संबंधों से आगे बढ़ना चाहिए और वास्तविक साझेदारियां बनानी चाहिए। कई शीर्ष खरीददारी टीमें ISO 9001 मार्गदर्शिका के अनुसार छमाही आधार पर प्रदर्शन समीक्षा करती हैं। वे संख्याओं का अध्ययन करती हैं, लेकिन यह भी स्पष्ट प्रतिक्रिया आपूर्तिकर्ताओं से लेती हैं कि क्या काम कर रहा है और क्या नहीं। पिछले साल के आपूर्ति संबंधों के अनुसंधान से एक हालिया रिपोर्ट के अनुसार, वे कंपनियां जो इस नियमित मूल्यांकन कार्यक्रम का पालन करती हैं, उनके अनुबंधों के साथ अनुपालन में लगभग 18 प्रतिशत सुधार देखती हैं, जबकि उन कंपनियों के मुकाबले जो केवल तभी करती हैं जब उन्हें याद आए। इस तरह के संरचित मूल्यांकन से सभी पक्षों के लिए जिम्मेदारी पैदा होती है, हर किसी को अपने काम में सुधार करने में मदद मिलती है और समय के साथ मजबूत व्यापार संबंध बनते हैं।
आपूर्तिकर्ता के स्वास्थ्य की निगरानी के लिए पेशेवर खरीददार पांच मुख्य KPI का अनुसरण करते हैं:
| मीट्रिक | व्यापार में मानक | मापन आवृत्ति | सुधार ड्राइवर |
|---|---|---|---|
| समय पर डिलीवरी दर | ≥98% | मासिक | लॉजिस्टिक्स समन्वय |
| दोष दर | ≤0.5% | प्रति शिपमेंट | गुणवत्ता नियंत्रण प्रणाली |
| अग्रणी समय सटीकता | ±2 दिन | तिमाही | उत्पादन योजना |
| अनुपालन दर | 100% | छमाही | नियामक अनुकूलनीयता |
2024 की आपूर्ति कर्ता प्रबंधन सर्वेक्षण के आंकड़ों से पता चलता है कि इस बहु-मापदंड ढांचे का उपयोग करने वाली खरीद टीमों में से 67% ने एक वर्ष के भीतर आपूर्ति श्रृंखला में अव्यवस्था को 29% तक कम कर दिया।
क्लाउड मॉनिटरिंग प्लेटफॉर्म्स के धन्यवाद, खरीददार एजेंट अब यह ट्रैक कर सकते हैं कि आपूर्तिकर्ता कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं, जिनके पास डैशबोर्ड हैं जिन्हें वे स्वयं कस्टमाइज़ कर सकते हैं। जब भी सेवा स्तर समझौतों (एसएलए) में सहमति के अनुसार कुछ गड़बड़ होता है, ये सिस्टम तुरंत इसे पकड़ लेते हैं और आवश्यक अनुसरण प्रक्रिया शुरू कर देते हैं। आयात की बड़ी मात्रा से निपटने वाली बड़ी कंपनियों को यह डैशबोर्ड को अपने ईआरपी सिस्टम में सीधे कनेक्ट करना काफी उपयोगी लगता है। ऐसा करने से डेटा को मैन्युअल रूप से मिलाने में लगने वाले समय में लगभग 40 प्रतिशत की कमी आती है। अधिकांश अच्छी खरीदारी टीमें अपने क्षेत्र की अन्य कंपनियों की तुलना में तिमाही आधार पर जांच करती हैं। शीर्ष प्रदर्शनकर्ताओं में से लगभग आठ में से दस वास्तव में नियमित रूप से इस तरह के बेंचमार्किंग का अभ्यास करते हैं। यह उन्हें अपने मूल्यांकनों में निष्पक्ष रहने में मदद करता है, साथ ही यह भी बताता है कि सुधार की आवश्यकता कहां है।
एक खरीददार एजेंट वैश्विक खरीद प्रक्रिया को सुगम बनाता है, आपूर्तिकर्ता खोज में सुविधा प्रदान करता है, RFQs (कोटेशन के लिए अनुरोध) का प्रबंधन करता है और आदेश पूर्ति तक आपूर्ति श्रृंखला की निगरानी करता है।
वैश्विक स्रोत आयातकों को लागत कम करने में मदद करता है, अक्सर लगभग 30% तक, अंतरराष्ट्रीय आपूर्तिकर्ताओं और प्रौद्योगिकियों तक पहुंचकर जो स्थानीय स्तर पर उपलब्ध नहीं हो सकती हैं।
एजेंट दस्तावेज़ जांच, कारखाना ऑडिट और परीक्षण खरीद के माध्यम से कठोर जांच प्रक्रियाओं के माध्यम से अनुपालन सुनिश्चित करते हैं ताकि आपूर्तिकर्ता की क्षमता, विश्वसनीयता और अंतरराष्ट्रीय मानकों का पालन करना सुनिश्चित किया जा सके।
एजेंट अक्सर क्षेत्रों में आपूर्तिकर्ता नेटवर्क को विविधता प्रदान करते हैं और डुअल-स्रोसिंग जैसी रणनीतियों और जोखिमों को कम करने के लिए इन्वेंट्री बफर बनाए रखने का उपयोग करते हैं।
वे संरचित भुगतान अनुसूचियों और रसद समन्वय को लागू करते हैं, जिससे आयातकों के लिए अग्रिम भुगतान आवश्यकताओं को कम किया जाता है और नकद प्रवाह में सुधार होता है।
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