Tối ưu hóa logistics của bạn với dịch vụ logistics chuyên nghiệp

Các thành phần cốt lõi của dịch vụ hậu cần chuyên nghiệp

Giải pháp vận chuyển và thông quan hải quan

Vận chuyển hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động logistics, đặc biệt đối với các công ty có nhu cầu vận chuyển quốc tế. Quy trình này cơ bản là tổ chức việc di chuyển hàng hóa đến các địa điểm khác nhau, thường kết hợp giữa vận chuyển bằng xe tải, container vận chuyển trên tàu biển và máy bay chở hàng, tùy theo phương án phù hợp cho từng lô hàng. Công việc mà các đơn vị vận chuyển này thực hiện không chỉ đơn thuần là chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, mà còn bao gồm việc lập kế hoạch lộ trình, xử lý giấy tờ, theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh bất ngờ trong quá trình vận chuyển. Đối với các doanh nghiệp tham gia vào thương mại toàn cầu, dịch vụ vận chuyển tốt có thể tạo ra sự khác biệt giữa hoạt động vận hành trơn tru và những sự chậm trễ gây tổn thất. Khi được thực hiện đúng cách, dịch vụ này sẽ xử lý được mạng lưới phức tạp của các quy định, yêu cầu hải quan và những ràng buộc về thời gian, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi cần thiết mà không bị thất lạc hay hư hỏng dọc đường.

Việc thông quan hàng hóa quan trọng không kém bất kỳ khâu nào khác trong quá trình vận chuyển quốc tế. Toàn bộ quy trình này phụ thuộc vào việc hoàn tất đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết trước khi bất kỳ bước nào được tiến hành. Chúng ta đang nói đến các loại như vận đơn đường biển (bill of lading), hóa đơn thương mại (commercial invoice), và giấy chứng nhận xuất xứ (origin certificate) nhằm chứng minh nguồn gốc thực sự của hàng hóa. Nếu không có đầy đủ tài liệu cần thiết, các công ty có nguy cơ đối mặt với rủi ro pháp lý hoặc bị chậm trễ bất ngờ tại các cảng. Chính vì lý do đó, nhiều doanh nghiệp thường tìm đến các công ty môi giới hải quan (customs broker) – những đơn vị nắm rõ cách vận hành hệ thống quy định phức tạp này. Các chuyên gia này sẽ xử lý mọi chi tiết phức tạp, giúp doanh nghiệp không phải mất thời gian tìm hiểu điều gì cần được thực hiện ở đâu và khi nào, đặc biệt khi phải đối phó với các quy định khác nhau của nhiều quốc gia.

Các đại lý vận tải đóng vai trò then chốt trong việc giảm thiểu rủi ro và điều hướng các quy định, đảm bảo quá trình vận chuyển quốc tế diễn ra suôn sẻ. Theo các báo cáo ngành, việc hợp tác với một đại lý vận tải chuyên nghiệp có thể làm giảm đáng kể các lỗi hậu cần, tăng cường tuân thủ và tối ưu hóa các giao dịch quốc tế. Sự hợp tác này đảm bảo rằng các hoạt động logistics được xử lý chính xác, ngăn ngừa những gián đoạn tốn kém.

Hệ thống Quản lý Vận tải Tích hợp

Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động logistics, chủ yếu nhờ vào khả năng tìm ra các tuyến đường tối ưu hơn và đóng gói hàng hóa hiệu quả hơn. Phần mềm trong các hệ thống này xử lý mọi thứ từ việc lập kế hoạch lịch trình giao hàng đến theo dõi đơn hàng theo thời gian thực tại nhiều địa điểm khác nhau. Điều khiến TMS trở nên đặc biệt giá trị là khả năng kết nối tất cả các khâu trong chuỗi logistics với nhau. Chẳng hạn, khi hàng hóa cần chuyển từ xe tải sang đường sắt hoặc vận chuyển hàng không, hệ thống sẽ quản lý những điểm chuyển giao đó mà không gây ra sự chậm trễ. Các công ty áp dụng TMS thường thấy hoạt động hàng ngày diễn ra trơn tru hơn khi chuỗi cung ứng của họ trở nên linh hoạt và phản ứng nhanh hơn trước những biến động của thị trường và nhu cầu khách hàng.

Điều khiến các hệ thống TMS trở nên có giá trị là khả năng tối ưu hóa lộ trình và lập kế hoạch phân bổ tải hiệu quả. Nghiên cứu cho thấy các công ty sử dụng những hệ thống này thường chứng kiến chi phí vận chuyển giảm từ 15% đến 30%, chủ yếu nhờ khả năng xác định các tuyến đường hiệu quả hơn và sử dụng tối đa công suất của phương tiện vận chuyển. Lợi ích không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm chi phí. Khách hàng đánh giá cao khi nhận được hàng hóa nhanh chóng hơn, bởi việc giao hàng đúng hạn và đúng lịch trình giúp xây dựng lòng tin theo thời gian. Nhiều doanh nghiệp nhận thấy rằng việc đầu tư vào quản lý vận chuyển hiệu quả mang lại lợi ích trên nhiều khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của họ.

Hệ thống TMS giúp các công ty logistics làm việc hiệu quả hơn với khách hàng nhờ cung cấp cho tất cả các bên quyền truy cập vào thông tin rõ ràng và cập nhật. Khi các nhà cung cấp và khách hàng thực sự có thể theo dõi hàng hóa đang di chuyển ở đâu, dự đoán những gì có thể cần tiếp theo và thay đổi kế hoạch nhanh chóng khi có điều gì đó không đi đúng hướng, mọi hoạt động trong toàn bộ chuỗi cung ứng sẽ diễn ra mượt mà hơn rất nhiều. Những mối quan hệ đối tác như vậy không chỉ giúp cải thiện hiệu suất hoạt động của logistics trong ngày một ngày hai. Theo thời gian, chúng còn tạo ra mối liên kết bền chặt hơn giữa các doanh nghiệp khi mọi người ngày càng tin tưởng và dựa vào cam kết cũng như sự phản hồi nhanh chóng của nhau.

Điều hướng Thời gian Vận chuyển Quốc tế và Chi phí

Thời Gian Vận Chuyển Quốc Tế Mất Bao Lâu?

Thời gian vận chuyển trên toàn thế giới thực sự phụ thuộc vào địa điểm các gói hàng được gửi đến và phương thức vận chuyển. Chẳng hạn, các lô hàng từ Mỹ sang châu Âu thường vận chuyển bằng đường biển mất khoảng từ 10 đến 14 ngày để đến nơi, nhưng nếu chuyển sang vận chuyển bằng đường hàng không thì chỉ mất 2 hoặc 3 ngày thay vì đó. Tất nhiên, mọi chuyện không phải lúc nào cũng đơn giản như vậy – mỗi địa điểm đều có những thách thức riêng. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến thời gian một món hàng đến được nơi nhận, ví dụ như khoảng cách địa lý, tốc độ xử lý giấy tờ của hải quan, thời tiết xấu bất ngờ làm chậm trễ, và nguồn lực cụ thể mà các công ty vận chuyển sở hữu. Tin vui là hiện nay một số công ty logistics đã sử dụng hệ thống theo dõi hiện đại và các thuật toán phân luồng thông minh, giúp họ xử lý tốt hơn các vấn đề phức tạp này, giảm thiểu đáng kể những sự chậm trễ gây khó chịu vào phút chót mà tất cả chúng ta đều từng trải qua ít nhất một lần.

Để các lô hàng được giao đúng hạn đòi hỏi phải có kế hoạch thông minh. Hãy tìm những đơn vị vận chuyển có mạng lưới phủ rộng đến các khu vực cần giao và thực sự thực hiện đúng những gì họ cam kết. Các chuyên gia trong lĩnh vực hậu cần thường nhấn mạnh rằng việc tích hợp hệ thống theo dõi thời gian thực tạo ra sự khác biệt lớn khi các vấn đề phát sinh. Ngoài ra, cũng đáng cân nhắc là các tùy chọn vận chuyển đa phương thức kết hợp nhiều hình thức vận chuyển khác nhau. Những phương pháp này giúp giảm thiểu các tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình vận chuyển và nói chung làm cho việc giao hàng trở nên đáng tin cậy hơn trên nhiều tuyến đường và điểm đến khác nhau.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải quốc tế

Có rất nhiều yếu tố liên quan đến việc xác định chi phí vận chuyển quốc tế. Những yếu tố chính bao gồm khoảng cách vận chuyển, trọng lượng và kích thước gói hàng, cũng như loại phương tiện vận tải được sử dụng. Chẳng hạn, vận chuyển hàng không di chuyển hàng hóa rất nhanh nhưng lại tốn kém hơn nhiều so với việc gửi hàng bằng đường biển. Ngoài ra còn có rất nhiều khoản phí phụ trội mà mọi người thường không nghĩ đến cho đến khi nhìn thấy chúng trên hóa đơn như phí bảo hiểm, phụ phí nhiên liệu, và các loại thuế hải quan khó chịu. Theo một số dữ liệu gần đây từ các công ty logistics, riêng thuế hải quan đôi khi chiếm tới khoảng 20% tổng chi phí vận chuyển mà người gửi phải trả. Đây chính là lý do vì sao các doanh nghiệp thông minh luôn dự trù ngân sách bổ sung khi lên kế hoạch cho các lô hàng quốc tế.

Sự thay đổi của tỷ giá hối đoái chắc chắn ảnh hưởng đến chi phí mà các công ty phải trả để vận chuyển hàng hóa trên toàn thế giới. Lấy ví dụ tình huống này: nếu đồng tiền địa phương mất giá so với quốc gia nơi lô hàng được gửi đi, thì đột nhiên chi phí vận chuyển sẽ tăng mạnh. Các chuyên gia trong ngành thường đề xuất hai cách chính để xử lý tình trạng này - đó là cố định tỷ giá hối đoái thông qua các chiến lược phòng ngừa rủi ro (hedging), hoặc tìm kiếm đối tác logistics cung cấp các mô hình định giá có thể điều chỉnh theo biến động thị trường. Việc hiểu rõ cách thức hoạt động của những biến động tỷ giá không chỉ là kiến thức lý thuyết suông. Các doanh nghiệp theo dõi những xu hướng này có thể thực tế tiết kiệm hàng nghìn USD trong ngân sách vận chuyển toàn cầu, đồng thời duy trì hoạt động của chuỗi cung ứng một cách trơn tru mà không gặp phải những cú sốc tài chính bất ngờ.

Nâng cao hiệu quả với phần mềm chuyển phát hàng hóa

Tự động hóa tài liệu và tuân thủ

Việc tự động hóa quy trình tài liệu hóa có tác động rất lớn đến hoạt động logistics hàng ngày, giúp mọi thứ vận hành trơn tru hơn. Khi các công việc giấy tờ được xử lý tự động, các công ty sẽ tiết kiệm được hàng giờ làm việc vô kể đồng thời giảm thiểu những sai sót do con người gây ra – những sai sót có thể làm trì hoãn cả lô hàng. Theo một số nghiên cứu được trích dẫn trên tạp chí Forbes, các doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hệ thống tự động thường giảm được khoảng 30% chi phí vận hành. Việc tuân thủ quy định khi vận chuyển hàng hóa quốc tế vẫn là một trong những vấn đề đau đầu nhất đối với các quản lý logistics trên toàn thế giới. Các nền tảng phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho mục đích này sẽ giúp theo dõi và đáp ứng các yêu cầu pháp lý phức tạp ở nhiều quốc gia khác nhau. Chúng đảm bảo mọi biểu mẫu cần thiết được điền chính xác và lưu trữ an toàn, từ đó giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý tốn kém có thể phát sinh khi các cơ quan hải quan bắt đầu yêu cầu kiểm tra.

Các giải pháp phần mềm forward hàng hóa như Flexport và CargoWise đã cải thiện đáng kể các thực hành tài liệu trong nhiều tổ chức bằng cách đơn giản hóa việc nhập dữ liệu và quy trình tuân thủ quy định. Sự tích hợp của chúng với các hệ thống hải quan và cơ sở dữ liệu quy định cho phép cập nhật thời gian thực, giảm thiểu các sự chậm trễ thường gặp phải do quá trình lập tài liệu thủ công.

Theo dõi thời gian thực để minh bạch chuỗi cung ứng

Theo dõi thời gian thực đã trở nên thiết yếu trong thế giới hậu cần ngày nay, mang lại cho các công ty khả năng giám sát hoạt động của họ đồng thời giúp chuỗi cung ứng vận hành trơn tru hơn. Khi các doanh nghiệp có quyền truy cập vào dữ liệu giám sát trực tiếp, họ có thể phản ứng nhanh hơn trước các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch trước khi những sự cố nhỏ trở thành những rắc rối lớn. Công nghệ GPS và RFID đang đóng vai trò chủ đạo trong sự thay đổi này. Chỉ riêng công nghệ theo dõi GPS, theo dự đoán của Market Research Future, thị trường sẽ tăng trưởng khoảng 10% mỗi năm từ nay đến năm 2028. Những con số này cho thấy mức độ quan trọng của các công cụ này đối với nhiều ngành công nghiệp đang nỗ lực duy trì tính cạnh tranh trong một thị trường toàn cầu ngày càng phức tạp.

Lấy ví dụ là Amazon và DHL, cả hai đều triển khai hệ thống theo dõi thời gian thực, điều này đã tạo ra sự khác biệt lớn trong cách họ quản lý vận chuyển hàng ngày. Nhờ có các hệ thống này, tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy chính xác vị trí của các lô hàng ở bất kỳ thời điểm nào. Khả năng minh bạch này giúp lên kế hoạch cho các tuyến đường hiệu quả hơn và giảm thời gian giao hàng. Nhìn vào trường hợp cụ thể của DHL, khi họ bắt đầu sử dụng công nghệ này, số lượng giao hàng của họ đã tăng khoảng 25%. Mức cải thiện như vậy cho thấy rõ giá trị thực sự mà các giải pháp theo dõi này mang lại cho bất kỳ ai tham gia vào quá trình vận chuyển hàng hóa.

Vận tải đa phương thức là gì?

Vận tải đa phương thức có nghĩa là kết nối các phương thức vận chuyển khác nhau cùng nhau để mọi thứ vận hành trơn tru từ đầu đến cuối. Hãy hình dung đường bộ, đường sắt, đường biển, đường hàng không phối hợp chặt chẽ với nhau. Các công ty logistics hiện nay thấy phương thức này rất hữu ích vì nó giúp việc vận chuyển sản phẩm đến nơi cần thiết dễ dàng hơn nhiều trên những khoảng cách xa. Những chuyên gia nghiên cứu về giao thông tại các tổ chức như Diễn đàn Giao thông Quốc tế (International Transport Forum) chỉ ra rằng việc chuyển đổi giữa các loại hình vận tải khác nhau giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Ví dụ như việc vận chuyển container lớn bằng đường sắt trong phần lớn hành trình, sau đó chuyển sang xe tải cho chặng cuối cùng sẽ giúp giao hàng nhanh hơn. Xu hướng này đã phát triển ổn định trên toàn thế giới khi hoạt động thương mại quốc tế tiếp tục mở rộng. Nghiên cứu từ các tổ chức như OECD cho thấy khi các công ty sử dụng nhiều phương thức vận tải, họ thực sự nâng cao hiệu quả hoạt động và còn đóng góp tích cực cho môi trường. Các doanh nghiệp linh hoạt kết hợp nhiều phương pháp vận chuyển thường đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng mà không cần lưu giữ hàng tồn kho hay chi tiêu thêm cho những sự chậm trễ không đáng có.

Giảm thiểu rủi ro bằng cách kết hợp các phương pháp vận chuyển

Việc kết hợp các phương thức vận chuyển thực sự giúp giảm bớt các vấn đề hậu cần vì chúng cung cấp cho doanh nghiệp các tùy chọn thay thế khi mọi thứ gặp trục trặc trong quá trình vận chuyển. Ví dụ, khi bão lớn làm gián đoạn vận chuyển đường biển, các công ty có thể chuyển sang vận chuyển bằng máy bay hoặc xe tải để sản phẩm vẫn đến tay khách hàng đúng thời hạn. Có cả số liệu thực tế hỗ trợ điều này. Một nghiên cứu của Ngân hàng Thế giới cho thấy việc sử dụng đồng thời nhiều phương thức vận chuyển có thể giảm chi phí hậu cần khoảng 25 phần trăm. Hầu hết mọi người đều biết rằng ngành logistics đi kèm với rất nhiều rắc rối như sự chậm trễ bất ngờ, hàng hóa bị hư hỏng và những lần kiểm tra hải quan đầy phiền toái. Vận chuyển đa phương thức đối phó trực tiếp với những vấn đề này bằng cách đa dạng hóa lựa chọn phương tiện vận tải và lập kế hoạch dự phòng tốt hơn. Thực tế đã chứng minh hiệu quả của cách làm này. Hãy nhìn vào DHL và UPS, cả hai đều đã có những câu chuyện thành công trong việc quản lý rủi ro thông qua chiến lược vận chuyển đa dạng. Những ông lớn này đã chứng minh rằng sự linh hoạt trong logistics giúp họ chống chịu tốt hơn trước các cú sốc chuỗi cung ứng, đồng thời duy trì chất lượng dịch vụ ổn định ngay cả khi mọi thứ xung quanh dường như đang sụp đổ.

Quản lý Chi phí Chiến lược trong Logistics

Phân tích Chi phí Vận chuyển Quốc tế

Việc kiểm soát được chi phí vận chuyển quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản chi phí trong hoạt động logistics. Hầu hết các hóa đơn vận chuyển thực tế bao gồm nhiều phần khác nhau như phí vận chuyển, phí bốc dỡ và nhiều khoản phí liên quan đến chứng từ. Phần chi phí vận chuyển thường chiếm tỷ trọng lớn nhất và thay đổi tùy theo phương thức vận chuyển là đường bộ, đường sắt, đường hàng không hay đường biển. Phí bốc dỡ thường bao gồm các công việc như chất hàng lên tàu hoặc di chuyển hàng hóa giữa các kho bãi. Chi phí chứng từ cũng có thể tích lũy đáng kể do liên quan đến việc khai báo hải quan và các tài liệu vận chuyển bắt buộc khác. Các công ty theo dõi riêng biệt từng thành phần chi phí này thường dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch ngân sách và phân bổ ngân sách đến những nơi cần thiết nhất. Chẳng hạn, TechTronix - một nhà bán lẻ trực tuyến đã tiết kiệm hàng ngàn USD vào năm ngoái chỉ bằng cách chuyển từ vận chuyển hàng không đắt tiền sang vận chuyển đường biển giá rẻ hơn đối với các lô hàng điện tử lớn. Những điều chỉnh nhỏ như vậy có thể tạo ra tác động lớn đến kết quả kinh doanh cuối cùng.

Việc ước tính chi phí vận chuyển cũng không hề đơn giản. Có rất nhiều yếu tố biến đổi cần được cân nhắc như những đợt biến động giá nhiên liệu khó lường hay các khoản phí bất ngờ từ cơ quan quản lý xuất hiện đúng vào lúc không ai mong đợi. Để chủ động đối phó với những vấn đề này, các doanh nghiệp cần lời tư vấn từ những người đã có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành cùng với phần mềm giao nhận hàng hóa đáng tin cậy, có khả năng hiển thị rõ ràng tình hình hiện tại cùng các dự báo bằng số liệu cụ thể. Những chuyên gia trong lĩnh vực hậu cần đều hiểu rõ điều này, bởi họ đã chứng kiến không ít trường hợp việc kiểm tra định kỳ quy trình vận chuyển và đánh giá cẩn thận các khoản chi phí đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng ngàn đô la bằng cách phát hiện vấn đề từ sớm, trước khi chúng trở thành rắc rối lớn. Kết luận là gì? Những cách tiếp cận này thực sự tạo ra sự khác biệt khi phải xử lý các phức tạp liên quan đến việc di chuyển hàng hóa xuyên biên giới.

Lập kế hoạch cho thuế hải quan và thuế quan

Các chi phí liên quan đến thuế quan và biểu thuế đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tổng chi phí vận chuyển thực tế, vì vậy chúng thực sự quan trọng khi lập kế hoạch cho các hoạt động logistics. Các khoản phí này có sự khác biệt đáng kể giữa các quốc gia và thường làm gia tăng đáng kể chi phí mà các công ty phải trả để đưa sản phẩm qua biên giới. Chẳng hạn như ở Ấn Độ, các nhà nhập khẩu không chỉ phải chịu thuế nhập khẩu tiêu chuẩn mà còn phải trả thêm các loại thuế bổ sung khác, đôi khi khiến tổng chi phí tăng lên tới 30% giá trị hàng hóa. Các công ty cần tính toán toàn bộ các khoản phí này vào ngân sách của họ nếu muốn đảm bảo lợi nhuận không bị bào mòn quá mức bởi các khoản phí biên giới bất ngờ.

Việc lập ngân sách cho những chi phí này cần đủ linh hoạt để xử lý các thay đổi trong quy định thương mại toàn cầu. Theo nghiên cứu được công bố bởi WTO, các công ty nên áp dụng các mô hình ngân sách có khả năng hấp thụ các thay đổi đột ngột về thuế quan vì điều này xảy ra thường xuyên và ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận. Việc theo dõi sát sao các diễn biến liên quan đến luật pháp quốc tế là rất quan trọng, và hiện có một số cơ sở dữ liệu tốt giúp theo dõi các cập nhật chính sách này. Các doanh nghiệp nào đi trước các quy định về mặt pháp lý không chỉ tránh được các vấn đề vi phạm mà còn tiết kiệm được chi phí trong dài hạn. Ví dụ, nhiều nhà sản xuất đã tìm ra cách điều chỉnh chi tiêu của họ khi các mức thuế nhập khẩu mới bắt đầu có hiệu lực, đôi khi giảm được chi phí tới hai con số chỉ đơn giản bằng việc chuẩn bị đầy đủ.

Việc cập nhật những thay đổi trong quy định giúp các công ty tìm ra cách cắt giảm chi phí, ví dụ như tận dụng mức thuế quan thấp hơn thông qua các thỏa thuận thương mại khác nhau. Những công ty lưu tâm đến các thay đổi này không chỉ tránh được các vấn đề tài chính mà còn nâng cao khả năng xử lý nhiều loại thách thức trong vận chuyển quốc tế. Đối với bất kỳ ai điều hành doanh nghiệp vận chuyển, việc thường xuyên kiểm tra những diễn biến liên quan đến thuế nhập khẩu và mức thuế quan không còn là lựa chọn nữa. Đây là một phần thiết yếu của việc quản lý tài chính thông minh khi làm việc với hàng hóa vận chuyển qua các biên giới.