Kuinka ostajan edustajan palvelu yksinkertaistaa rajat ylittävää tavaran hankintaa?

Mikä ostajavälittäjä on ja miten se mahdollistaa rajatylittävän verkkokaupan

Ostajavälittäjän roolin määrittely kansainvälisessä kaupankäynnissä

Ostajat toimivat välittäjinä, jotka yhdistävät yritykset toimittajiin ympäri maailmaa. Nämä ammattilaiset hoitavat kaiken oikeiden toimittajien löytämisestä tuotteiden laadun varmistamiseen ja hyvien hintasopimusten saamiseen. He myös käsittelevät kaikenlaisia viestintäongelmia, jotka liittyvät eri kielten ja kulttuurien väliseen yhteistyöhön, mikä voi todella hankaloittaa suoraa liiketoimintaa. Yrityksillä, jotka haluavat laajentua ulkomaille, on näiden asiantuntijoiden tarve, koska he tuntevat ulkomaisten markkinoiden toimintaperiaatteet. Heidän tietonsa auttaa välttämään ongelmia, kuten myöhästyneitä lähetysteitä tai paikallisten säädösten rikkomista, mikä säästää vaivoja ja rahaa tulevaisuudessa.

Ydintoiminnot: Tilaustenhallinta, logistiikan koordinointi ja toimittajayhteistyö

Kolme ydintoimintoa määrittelee ostajan toiminnallisen arvon:

• Tilaustenhallinta : Massatilausten seuranta, toimittajien sertifikaattien tarkistaminen ja sopimusvaatimusten noudattamisen varmistaminen
• Logistiikan koordinointi : Yhteistyö rahtiliikenteen välittäjien kanssa toimitusreittien optimoimiseksi ja toimitusaikojen minimoimiseksi
• Toimittajavastaava : Riitojen ratkaiseminen, tuotannon laadun tarkastaminen ja eettisten hankintastandardien noudattaminen

Konsolidoimalla eriytyneet prosessit yhtenäiseksi työnkulkuksi hankintavälittäjät mahdollistavat rajakauppaa harjoittavien verkkokauppiaiden keskittyä kasvuun pikemminkin kuin toiminnallisiin pullonkauloihin.

Strateginen arvo globaalissa markkinoille tunkeutumisessa verkkokauppiaille

Verkkokauppiaat voivat hyötyä merkittävästi ostajavälittäjien kanssa työskentelystä, sillä nämä välittäjät helpottavat käytännössä ulkomaisille markkinoille siirtymistä. Välittäjät tuntevat paikalliset säännökset ja heillä on yhteydet ennakkotarkastettuihin toimittajiin. He säästävät yrityksiä kalliilta virheiltä, kuten HS-koodien väärältä merkitsemiseltä tai tuontitullien väärältä laskemiselta, mikä aiheuttaa noin 23 %:n osuuden maiden välisistä toimitusongelmista viime vuoden Ponemonin tutkimuksen mukaan. Kun hankintasuunnitelmat vastaavat eri alueiden vaatimuksia, koko tulliprosessi sujuu huomattavasti paremmin eikä paperiasioiden kanssa ole ongelmia. Tämä on erityisen tärkeää pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka yrittävät päästä uusille kansainvälisille markkinoille, sillä lähes kaksi kolmasosaa niistä kohtaa vakavia haasteita dokumentaatiivaatimusten kanssa.

Kansainvälisten logistiikan ja tulliselvitysten haasteiden voittaminen

Rajatylittävän toimituksen ja viimeisen penkereen toimituksen yksinkertaistaminen

Kun yritykset palkkaavat hankintavälittäjiä, ne saavat itse asiassa parempia tuloksia kansainvälisestä rahtiliikenteestä, koska nämä agentit tietävät, miten useita tilauksia voidaan yhdistää ja neuvotella parempia hintoja suurista rahtieristä. Tämä lähestymistapa voi säästää 15–30 prosenttia verrattuna erillisten pakettien lähettämiseen erikseen. Nämä ammattilaiset selvittävät myös, mikä kuljetustapa sopii parhaiten – lentokoneet tavaroille, jotka on toimitettava nopeasti, laivat suurille tavarakuormille, ja sen jälkeen he hoitavat toimitukset asiakkaille paikallisesti luotettujen kumppaneiden kautta eri alueilla. Viimeisten Global Freight Insightsin vuoden 2024 tietojen mukaan yritykset, jotka käyttävät näitä paikallisia yhteyksiä, saavat noin 63 prosenttia paremman toimitusnopeuden kehittyvissä maissa.

Tullin selvityksen, HS-koodien ja tarkkojen kaupallisten laskutusten hallinta

Kun yritykset saavat väärin tullikoodejaan eli yhdenmukaistetun järjestelmän (HS) koodit, se aiheuttaa noin 27 % kaikista tulliviesteistä nykyään. Ja suorastaan sanottuna virheet voivat todella vaikuttaa tulokseen, sillä keskimääräiset sakot ovat noin 8 200 dollaria joka kerta. Älykkäät hankintatiimit ovat alkaneet luottaa digitaalisiin työkaluihin HS-koodien tarkistamiseen verkkotullidatasta, oikeiden kaksikielisten laskujen laatimiseen Incoterms-vaatimusten mukaisesti sekä hinnoitteluerimielisyyksien käsittelyyn Maailman kauppajärjestön hyväksymien menettelyjen mukaan. Ero on öinen ja päiväinen verrattuna siihen, että yritetään hallita kaikkea manuaalisesti. Yritykset, jotka ottavat nämä järjestelmät käyttöön, saavat yleensä tulliluvan aikojen puolittumaan entisestä.

Viivästysten ja säädöstenmukaisuusriskien vähentäminen globaalissa toimitusketjussa

Agentit suorittavat ennen lähetystä tarkastuksia varmistaakseen noudattamisen kohteekohtaisiin määräyksiin, kuten FDA:n tuotestandardeihin tai REACH-kemikaalirajoituksiin. He ylläpitävät myös automatisoituja ilmoituksia tullimaksujen muutoksista yli 80 markkinoilla, mikä mahdollistaa ennakoivat säädökset ja estää keskimäärin 9 päivän viivytyksen tullikäsittelyssä puutteellisen noudattamisen vuoksi.

Tapausesimerkki: Lähetyksen viivästymisten ratkaiseminen dokumentaatiovirheiden vuoksi

Huonekalujen vientiä koskettaneet toistuvat 12 päivän tullikiidokset EU:ssa puuttuvien puunkäsittelytodistusten vuoksi. Ostajan agentti käytti käyttöön lohkoketjulla varmistettua tarkistuslistajärjestelmää dokumenteille, mikä vähensi tullikäsittelyajan vain 8 tuntiin ja säästi 92 000 dollaria vuosittain varastointikuluissa.

Varmistetaan verotuksen, lainsäädännön ja kauppasääntöjen noudattaminen

Tullien, verojen ja tuontivaatimusten hallinta eri markkinoilla

Ostajat hoitavat kaikenlaisia verokysymyksiä eri maissa, kuten arvonlisäveroa, yleistä myyntiveroa ja tuontitulleja, jotta yritykset eivät päätyisi maksamaan liikaa tai kohtaamaan odottamattomia kustannuksia. Kansainvälisen valuuttarahaston (IMF) vuoden 2023 raportti osoitti, että noin joka viides rajat ylittävä lähetys viivästyy, koska HS-koodiluokitus on tehty väärin. Näiden ongelmien välttämiseksi monet agentit luottavat nykyään automatisoituun tullijärjestelmään ja työkaluihin, jotka auttavat saamaan tullivaltuutukset ennen kuin tavarat saapuvat. Myös asiakirjatyö on tärkeää. Kaupallisia laskuja on päivitettävä jatkuvasti sääntöjen muuttuessa. Esimerkiksi vuoden 2025 Global Tax Complexity -indeksi osoittaa, että maiden väliset ristiriitaiset verosäännöt kauppasuhteissa ovat lisääntyneet 17 prosenttia edellisvuoteen verrattuna.

Kansainvälisten kauppäsääntöjen noudattaminen (esim. FDA, CE, REACH)

Yli 90:än alueellisen tuotestandardin noudattamiseksi hankintavastaavat toteuttavat:

• Ennen lähetystä tehtävät testit turvallisuussertifioinneille (esim. CE-merkinnät EU:hun viennissä oleviin elektroniikkatuotteisiin)
• Dokumentaatioauditointi täyttääkseen merkintävaatimukset (FDA-yhteensopivat ainesosaluettelot, REACH-ilmoitukset)

Vuoden 2024 Global Trade Compliance -raportin mukaan 68 % ostajien käyttäneistä pk-yrityksistä vältti sakot, kun taas itse hallinnoivat tuojat kohtasivat usein rangaistuksia.

Liiallisen dokumentoinnin ja sääntelyaukkojen tasapainottaminen erilaisissa maissa

Erilaisissa säädösten alueissa, joissa säännöt vaihtelevat melko vapaista tiukkoihin, kuten Intiassa 36 tunnin tullisääntö, agentit luottavat paikalliseen asiantuntemukseensa saadakseen asiat liikkumaan sujuvasti. He ovat alkaneet käyttää Advanced Ruling Applications (ARA) -järjestelmiä, jotka auttavat vähentämään tarpeetonta paperityötä noin 40 prosentilla menettämättä tärkeitä tarkastuksia varten tarvittavia asiakirjoja. Viime vuoden 2023 logistiikkaraportin mukaan yritykset, jotka toteuttivat tämän menetelmän, näkivät kuljetusviivästysten putoavan noin 35 prosenttia ASEAN-maissa verrattuna vanhaan tapaan tehtyihin välitysmenetelmiin. Tällainen parannus tekee todellakin eron siinä, kuinka nopeasti tavara pääsee perille.

Maksujen, valuuttojen ja rahoitusoperaatioiden yhdenmukaistaminen rajanylityksen yli

Turvallisten rajanylitysten maksujen ja monivaluuttasettlementtien helpottaminen

Kansainväliset maksut helpottuvat huomattavasti, kun ostajat hoitavat valuutan vaihdot ja asettavat paikallisia maksujärjestelmiä, kuten Alipay Kiinassa tai SEPA:ta Euroopassa. Suuri ongelma verkkoliiketoiminnalle? Maksujen viivästymiset. Deloitten vuoden 2023 raportin mukaan noin joka neljäs rajat ylittävä maksu epäonnistuu maksuongelmien vuoksi. Siksi älykkäät yritykset käyttävät monivaluuttatilisiä ja erikoishintaisia suurvaluuttakursseja tavallisten pankkikurssien sijaan. Kansainvälinen valuuttarahasto (IMF) on todennut, että tämä lähestymistapa vähentää maksuhäiriöitä ja säästää yrityksille noin 19 % vaihtokulujen osalta verrattuna yksityishenkilöiden tyypillisiin maksuihin. Näiden ammattilaisten etuja ei rajoitu vain säästöihin, vaan he myös välttävät ongelmia, kuten virheelliset kurssit, siirtojen hylkäämiset maiden välisistä teknisistä eroista johtuen sekä ne ikävät lisämaksut, joita pankit tykkäävät lisätä välittäjien kautta.

Rahoitustransaktioiden yhdenmukaistaminen paikallisten sääntelyvaatimusten kanssa

Taloudelliset agentit auttavat rahan liikkumista laillisesti monimutkaisissa kansainvälisissä sääntelyjärjestelmissä. Nämä ammattilaiset hoitavat kaiken AML-vaatimusten ja veroilmoitusten käsittelystä yli 140 eri maassa. Eurooppalaisille yrityksille, jotka toimittavat tavaroita, he laskevat automaattisesti arvonlisäveron (ALV) ja tuontiverot unionin tullikoodiston mukaisesti. Samalla he tarkistavat laskut Kiinan tiukkojen Kultaisen verojärjestelmän vaatimusten mukaisesti. Ilman asianmukaista hyötyomistajuuden dokumentointia yritykset saattavat joutua tilien jäädytyksen uhkaan kesken käynnin. Incoterms-sääntöjen väärinkäyttö voi johtaa kalliisiin sakkomaksuihin, kun taas syötettyjen veroluottojen suojaamatta jättäminen tarkoittaa arvokkaiden taloudellisten varojen menettämistä. Kun ERP-järjestelmät on yhdenmukaistettu joko IFRS- tai GAAP-tilinpäätösstandardeihin, tutkimusten mukaan kansainvälisten taloudellisten tietueiden virheiden määrä vähenee noin kolmanneksella. Global Trade Compliance Benchmark 2023 -raportti todellakin löysi 34 %:n vähennyksen näissä eroavaisuuksissa toteutuksen jälkeen.

Ostajien strategiset edut globaalin toimitusketjun integroinnissa

Rahtikuljettajien, välittäjien ja paikallisten verkostojen yhdentäminen tehokkuuden parantamiseksi

Kun yritykset ottavat hankintavastaavia mukaan, he pyrkivät yksinkertaistamaan monimutkaisia toimitusketjuja kokoamalla erilaiset toimijat, kuten rahtivälittäjät, tullivälittäjät ja paikalliset jakelijat, yhden katon alle niin sanotusti. Nämä edustajat voivat neuvotella parempia hintoja etukäteen ja heillä on usein varastoja strategisesti sijoitettuna ympäri maata. McKinseyn vuoden 2023 tutkimusten mukaan tämä lähestymistapa vähentää odotusaikoja tyypillisesti 18–40 prosenttia verrattuna itsenäiseen hallintaan. Esimerkiksi autotevalmistaja kohtasi jatkuvasti myöhästyneitä toimituksia, kunnes se alkoi työskennellä yhden agentin kanssa, joka koordinoi kaikki niiden kuljetustarpeet kahdentoista eri alueen halki. Tuloksena? He lopettivat vuosittain tapahtuvan taloudellisen menetyksen, joka johtui tuotantokatkoista viivästyneiden toimitusten vuoksi, ja säästivät noin 740 000 dollaria vuodessa sellaista tuotantokatkoksi käytettyä aikaa, joka muuten olisi mennyt hukkaan.

Tuodaan päästä-päähän toimitusketjun näkyvyyttä ja hallintaa

Agentit käyttävät edistyneitä seuranta- ja jäljitysteknologioita, jotka tarjoavat reaaliaikaista näkyvyyttä 97 %:ssa kuljetusvaiheista – valmistuspaikoista lopullisiin toimituskeskuksiin. Tämä mahdollistaa ajansuunnittelun uudelleenohjaamisen häiriötilanteissa, kuten satamalakkojen tai tulliestojen aikana. Gartner (2024) raportoi, että 63 % käyttäjistä kokee parantuneen laskutusten tarkistustarkkuuden tämän läpinäkyvyyden ansiosta.

Trendianalyysi: Yhä suurempi kysyntä yhtenäisiä rajatylittäviä verkkokaupparatkaisuja kohtaan

Rajat ylittävien e-kauppamarkkinoiden odotetaan laajenevan nopeasti, noin 26,7 prosenttia vuodessa vuoteen 2027 asti viimeisimpien ennusteiden mukaan. Tätä kasvua ajavat pääasiassa yritykset, jotka etsivät kattavia ratkaisuja, jotka hoitavat kaiken tullimaksuista tuotteiden paikalliseen toimitukseen sekä eri valuuttojen käsittelemiseen liittyviin maksutapahtumiin. Katsottaessa tilannetta maaperällä, vuoden 2024 uusi logistiikkaraportti paljastaa mielenkiintoisen seikan: noin seitsemän kymmenestä pienestä ja keskisuurista yrityksestä on alkanut työskennellä ostopäälliköiden kanssa, jotka voivat hallita kaikkia kansainvälisten lähetysten osa-alueita. Nämä palvelut sisältävät yleensä varmuuden siitä, että paperityöt täyttävät sääntelyvaatimukset, kuljetusten varaukset sekä tavaroiden varastointi turvallisissa varastoissa odottamassa hyväksyntää. Tämä on itse asiassa suuri nousu verrattuna hieman alle puoleen yrityksistä, jotka tekivät näin jo vuonna 2021.

UKK

Mitä ostopäällikkö tekee rajat ylittävässä e-kaupassa? Ostajat toimivat välittäjinä yritysten ja toimittajien välillä, hoitaen toimittajien valinnan, laadunvalvonnan, logistiikan sekä kansainvälisten sääntöjen noudattamisen.

Miksi ostajat ovat tärkeitä ulkomaisten markkinoiden avaamisessa? He auttavat paikallisten säädösten noudattamisessa, luovat suhteita toimittajiin ja suojaavat kalliilta virheiltä, kuten vääriltä HS-koodilta tai tuontitulleilta, mikä on erityisen tärkeää pienille ja keskisuurille yrityksille.

Kuinka ostajat yksinkertaistavat logistiikkaa ja tulliselvitystä? He yhdistävät tilaukset kustannussäästöjä varten, valitsevat optimaaliset kuljetusmenetelmät ja hoitavat tulliasiakirjat tarkasti, mikä vähentää merkittävästi viivästyksiä ja sakkoja.

Mikä on ostajien rooli taloudellisessa hallinnossa? He hoitavat kansainväliset maksut, valuuttamuunnokset ja varmistavat, että kaupankäynti noudattaa erilaisten sääntelyvaatimusten mukaisesti, estäen taloudellisia häiriöitä.

Kuinka ostajat parantavat toimitusketjun integraatiota? Koordinoiden rahtikuljettajien ja välittäjien kanssa he tehostavat toimintoja, vähentävät läpäisyajoja ja optimoivat resurssien käyttöä monimutkaisissa toimitusketjuissa.