Ostajan palvelut: Autetaan yrityksiä vähentämään hankintakustannuksia

Miten hankintavastaavat edistävät kustannusten alenemista hankinnassa

Strateginen yhteensopivuus ostajan tarpeiden ja toimittajan kykyjen välillä

Hankintavastaavat käynnistävät kustannusten leikkaamisen yhdistämällä ostajan vaatimukset toimittajien osaamiseen yksityiskohtaisten kyvykkyysarviointien kautta. Tämä strateginen yhdistäminen estää transaktionaaliset epäkohdat, jotka aiheuttavat 38 % ennenaikaisista sopimuksien päättymisistä, ja varmistaa, että sopimusehdot vastaavat todellisia toiminnallisia tarpeita.

Dataan perustuva päätöksenteko käyttäen hankintasuoritusmetriikoita

Vastaavat analysoivat 18–24 kuukauden hankintadataa käyttäen ennakoivaa analytiikkaa tunnistaakseen poikkeamat toimittajien suorituksessa ja varastonpidon kustannuksissa. Edistyneempi kustannusmallinnus paljastaa säästöjä kuljetuksissa – mikä vaikuttaa jopa 27 %:iin budjeteista – ja optimoi maksuehdot, mahdollistaen tosiasioihin perustuvat neuvottelut pelkkien hintavertailujen yli.

Tapaus: Toiminnallisten kustannusten vähentäminen 22 %:lla agenttijohtoisella hankinnalla

Valmistavan alan asiakas saavutti 22 %:n vähennyksen toiminnallisiin kustannuksiin 18 kuukauden sisällä käyttämällä BCG:n GenAI-hankintaan liittyvien analyysien esittämiä hankintavälittäjien strategioita. Toimittajien yhdistäminen ja parantunut kysynnän ennustaminen ohjasivat vuosittain 2,1 miljoonaa dollaria strategisiin aloitteisiin, mikä heijastaa tekoälyllä parannettujen hankintaprosessien 15–45 %:n säästömahdollisuutta.

Asiantuntemuksen arvo piilotettujen kustannussäästömahdollisuuksien tunnistamisessa

Kokeneet agentit suorittavat toimitusketjun tarkastuksia, joiden avulla paljastetaan piilokustannukset, kuten nopeutetut logistiikkakustannukset, jotka voivat olla 34 % korkeammat kuin tavalliset toimituskustannukset. Heidän markkinatietonsa paljastavat vaihtoehtoiset materiaalit, jotka täyttävät samat tekniset vaatimukset 12–18 % alhaisempiin hintoihin, ja heidän pääsynsä omiin toimittajaverkostoihin mahdollistaa eräostohinnat ilman minimitilauksia.

Pääavaimet kustannussäästöihin, joita hankintavälittäjät mahdollistavat

Eräostojen hyödyntäminen ja neuvottelut maksimisäästöjen saavuttamiseksi

Konsolidoimalla tilaukset eri osastojen tai liiketoimintayksiköiden kesken hankinnan ammattilaiset saavat käyttöönsä määräedullisuusperusteisia alennuksia. Perustarvikkeissa keskitetty hankinta tuottaa 12–18 % säästöt kysynnän yhdistämisen kautta (Teollisuuden hankintakatsaus 2024). Taitavat neuvottelijat tuovat lisäarvoa pelkän hinnan yläpuolelle – neuvottelemalla suotuisia maksuehtoja, alentuneita logistiikkamaksuja ja prioriteettitoimituksia kaudenaikojen huippukausina.

Omistuskustannusten ja alkuperäisen hinnan vertailu hankintapäätöksissä

Vaikka alkuperäinen hinta usein korostuu, hankkijat arvioivat pitkän aikavälin kustannuksia, mukaan lukien huoltovälit, järjestelmäyhteensopivuus sekä hävitys- tai kierrätyskustannukset. Vuoden 2023 toimittajariskien arviointitutkimus osoitti, että organisaatiot, jotka käyttivät omistuskustannusmalleja (TCO), saavuttivat 23 % alhaisemmat elinkaaren kustannukset verrattuna niihin, jotka keskittyivät ainoastaan alkuperäisiin hinnankyltteihin.

Kustannusten välttäminen strategisen toimittajariskien arvioinnin kautta

Agentit estävät tarpeettoman kulutuksen tunnistamalla toimittajia, joilla on integroidut ESG-käytännöt – vähentäen noudattamisriskejä, joihin liittyy keskimäärin 740 000 dollarin sakot (Ponemon 2023) – neuvottelemalla kustannusten jakamissopimuksia tutkimus- ja kehitystyöstä sekä poistamalla päällekkäisiä tuotemääritelmiä, jotka inflatoivat materiaalikustannuksia.

Siirtyminen transaktionaalisesta strategiseen hankintamalliin

Ostajien ohjaamat organisaatiot vähentävät kokonaiskustannuksia vuosittain 19 % strategisella hankinnalla. Tähän kuuluu monivuotisia kumppanuuksia suorituskykyyn perustuvalla hinnoittelulla, reaaliaikaiset kustannusanalyysit tarkempaa kysyntäennustetta varten sekä yhteistyölliset suunnitteluprosessit, jotka standardoivat komponentit kaikkien toimintojen kesken.

Kustannusten leikkaamisen ja toimitusketjun joustavuuden tasapainottaminen

Parhaat toimijat saavuttavat 15–22 %:n kustannussäästöt samalla kun ylläpitävät 98 %:n ajoissa-toimitusprosenttia hajauttamalla toimittajia maantieteellisesti, sopimalla varavtoimittajista etukäteen sovituilla hinnoilla ja käyttämällä riskiin mukautettuja varastovarantoja. Tämä kaksisuuntainen painopiste auttaa välttämään keskimäärin 2,3 miljoonan dollarin häiriökustannuksia vuosittain (Supply Chain Resilience Index 2024).

Toimittajien valinta ja hallinta pitkän aikavälin tehokkuutta varten

Kehys tehokkaaseen toimittajien valintaan ja riskien arviointiin

Materiaalien hankinnassa ostajat käyttävät tyypillisesti useita arviointitasoja löytääkseen optimaalisen tasapainon säästön ja luotettavuuden välillä. Vuoden 2024 Procurement Insights -tutkimusten mukaan yritykset, jotka noudattavat näitä järjestelmällisiä menetelmiä, vähentävät toiminnallisia ongelmia noin 40 %:lla ilman, että tuotelaatu kärsii. Tämän prosessin keskeisiä osatekijöitä ovat toimittajien kyvyn ylläpitää vakaita taloudellisia olosuhteita vähintään kolmen vuoden ajan tarkastelu, tarkastukset, joilla varmistetaan, että he täyttävät sekä työlainsäädännön että ympäristöstandardit, sekä pisteytys, joka perustuu alueen poliittiseen vakauttaan ja siihen, onko yrityksellä hätätilasuunnitelmia. Nämä käytännöt auttavat estämään suuria ongelmia toimittajien epäonnistuessa. Valmistajat menettävät noin 2,1 miljoonaa dollaria joka kerta, kun niiden toimitusketjussa ilmenee ongelma, viime vuoden Supply Chain Risk -raportin mukaan.

Jatkuvaa suhdehallintaa vastuullisuuden ja innovaation varmistamiseksi

Transaktionaaliset vuorovaikutukset korvataan, ja neljännesvuosittaiset suoritusarviot sekä yhteiset parannussuunnitelmat vahvistavat toimittajasuhteita. Tätä mallia käyttävät yritykset raportoivat 25 % nopeammasta ongelmien ratkaisusta ja 18 % korkeammista toimittajajohtoisista innovaatioista (Toimittajasuhteiden vertailuarvo 2023).

Toimittajien suorituskyvyn vertaaminen alan standardeihin

Agentit käyttävät työkaluja, kuten Toimittajan Suorituskykyindeksiä, arvioidakseen toimitusaikoja, virheprosentteja ja hinnoittelua. Parhaat toimittajat saavuttavat 92 %:n palvelutasosopimusnoudattamisen – merkittävästi yli alan keskiarvon 78 % (Logistiikan Mittarit -tutkimus 2024).

Tapaus: 18 % alhaisempien hintojen saavuttaminen rakennettujen neuvotteluiden kautta

Yksi merkittävä toimija teollisuuden laitteiden valmistusalalla onnistui vähentämään komponenttikustannuksia lähes 20 % älykkäillä neuvottelustrategioilla, joita hankintatiimi johti. He uudelleenrakensivat huomattavasti toimittajaverkostonsa kooltaan kahdestatoista eri alueellisesta toimittajasta vain neljään keskeiseen kumppaniin. Tämä keskittäminen mahdollisti parempien hintojen neuvottelun suurten ostotilauksien perusteella ilman, että tuotelaadun standardit kärsivät. Lisäksi he toteuttivat säännölliset hinnan tarkistukset puolen vuoden välein, jotka mukautuivat raaka-aineiden markkinoiden vaihteluille. Tuloksena? Noin neljä miljoonaa dollaria vuodessa säästöjä, samalla kun toimitukset pysyivät aikataulussa 99,6 %:n vaikuttavalla tehokkuudella. Näitä tuloksia korostettiin Strategic Sourcing Journalissa vuonna 2024.

Hankintatyön optimointi automaation ja prosessiparannuksen avulla

Nykyisten hankintaprosessien epätehokkuuksien tunnistaminen

Aberdeen Groupin vuoden 2023 analyysi osoittaa, että 34,5 % yrityksistä kohtaa haasteita hajautettujen hankintajärjestelmien vuoksi, mikä johtaa viivästyneisiin hyväksyntöihin ja rikkonaiseen tietoon. Yleisiä ongelmia ovat manuaalinen ostotilauksenkäsittely, epäjohdonmukainen toimittajaviestintä sekä huono integraatio ERP- ja varastojärjestelmien välillä.

Toimenpiteet hankintaprosessien tehostamiseksi ja kierrosaikojen vähentämiseksi

Johtavat valmistajat ovat vähentäneet ostotilauksien käsittelyaikoja 65 % digitoimalla hyväksynnät ja automatisoimalla kolmen osapuolen vertailun (ostotilaus, lasku, tavaran vastaanotto). Tehokkaita toimenpiteitä ovat hankintavaiheiden kartoittaminen turhautumisten poistamiseksi, ristiin toiminnallisten tiimien perustaminen rahoituksen, toiminnan ja toimittajaporttien yhdenmukaistamiseksi sekä kynnysarvopohjaisten hyväksymissääntöjen käyttöönotto matalariskisten ostosten nopeuttamiseksi.

Automaation integrointi manuaalisten virheiden ja viivästysten vähentämiseksi

Organisaatiot, jotka käyttävät robottiprosessiautomaatiota (RPA), raportoivat 40 % vähemmän manuaalista työmäärää ja 87 % vähemmän tietojen syöttövirheitä mukaan lukien 2024 hankintautomatisointitutkimus . Automaattinen laskujen tasaaminen vähentää maksuerheiden määrää 52 %:lla, kun taas tekoälypohjainen sopimusanalyysi lyhentää toimittajan käyttöönottoa 30 päivällä.

Työkalut reaaliaikaiseen kustannusanalyysiin, ennakoitsemiseen ja digitaaliseen muunnokseen

Edistyneet alustat yhdistävät ennakoivan analytiikan IoT-anturidataan saavuttaakseen 95 %:n tarkkuuden raaka-aineiden kysyntäennusteissa. Pilvipohjaiset työkalut parantavat päätöksentekoa kaikilla toiminnoilla:

Vaikutusten mittaaminen hankintavertailujen ja suorituskyky-KPI:den avulla

Deloitten vuoden 2024 kysely osoittaa, että 78 % hankintatiimeistä mittaa automaation tuottavuutta KPI:den avulla, kuten kustannus per tapahtuma – joka laskee 62 % automaation jälkeen – sekä toimittajan läpimenoajan vaihtelu. Ostajille nämä parannukset tarkoittavat 19 % nopeampia hankintaprosesseja ja 27 % korkeampia noudattamistasoja globaalien toimitusketjujen osalta.

UKK

Miten hankintavastaavat edistävät kustannusten alentamista?

Hankintavastaavat auttavat vähentämään kustannuksia yhdistämällä ostajan tarpeet toimittajien kykyihin, käyttämällä dataan perustuvaa päätöksentekoa ja ottamalla käyttöön strategisen hankinnan. He suorittavat toimitusketjun tarkastuksia piilotettujen kustannusten löytämiseksi ja käyttävät neuvottelustrategioita saadakseen parempia hinnoitteluita ja sopimusehtoja.

Mitä ovat joitakin keskeisiä strategioita hankinnassa saavutettavien säästöjen takaamiseksi?

Keskeisiä strategioita ovat erityisesti suurten määrien hyödyntäminen alennusten saamiseksi, kokonaisomistuskustannusten arviointi pelkkien alkuperäisten hintojen sijaan sekä tarpeettoman kulutuksen välttäminen strategisella toimittajatarkastelulla. Siirtyminen transaktionaalisesta strategiseen hankintamalliin on myös merkittävässä asemassa.

Kuinka automaatio voi parantaa hankintaprosesseja?

Automaatio voi tehostaa työnkulkuja prosessien digitalisoinnin kautta, vähentää manuaalisia virheitä ja nopeuttaa hyväksyntöjä. Se parantaa tietojen integrointia, vähentää kierrosaikoja ja tukee reaaliaikaista analytiikkaa ja ennusteita, mikä yhdessä parantaa tehokkuutta ja kustannusten hallintaa.

Mikä on jatkuvan toimittajien suhteiden hallinnan merkitys?

Jatkuva hallinta varmistaa noudattamisen ja edistää innovaatiota ylläpitämällä vahvoja suhteita toimittajiin. Suorituskykyarviot ja kehityssuunnitelmat johtavat nopeampaan ongelmanratkaisuun ja lisäävään toimittajajohtoiseen innovaatioon, mikä on ratkaisevan tärkeää pitkän aikavälin hankintatehokkuudelle.